access教程

ID:531143 · 發(fā)表于 2019-5-8 23:25

ACCESS  入門教程
（一）初識 Access 2000
（二）窗口接口使用簡介
（三）用向?qū)Ы?shù)據(jù)庫
（四）數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)
（五）用表向?qū)Ы⒈?br /> （六）在表中輸入數(shù)據(jù)
（七）數(shù)據(jù)的類型和屬性
（八）定義表之間的關(guān)系
（九）建立簡單的查詢
（十）為查詢制定規(guī)則
（十一）如何建立數(shù)據(jù)窗體
（十二）數(shù)據(jù)打印生成數(shù)報表
（十三）為 WEB 頁提供數(shù)據(jù)
（十四）用圖表顯示數(shù)據(jù)
（十五）宏的使用
（十六）模塊與“VBA”語言
（十七）SQL 語言妙用
（十八）外部數(shù)據(jù)的使用
（十九）數(shù)據(jù)的優(yōu)化和安全
（二十）容易忽略的工作
ACCESS  入門教程（一）初識 Access 2000
數(shù)據(jù)庫是什么
在學(xué)習(xí) Access 之前，我們先了解一下什么是“數(shù)據(jù)庫”。
我們舉個例子來說明這個問題：每個人都有很多親戚和朋友，為了保持與他們的聯(lián)系，
我們常常用一個筆記本將他們的姓名、地址、電話等信息都記錄下來，這樣要查誰的電話或
地址就很方便了。這個“通訊錄”就是一個最簡單的“數(shù)據(jù)庫”，每個人的姓名、地址、電話等
信息就是這個數(shù)據(jù)庫中的“數(shù)據(jù)”。我們可以在筆記本這個“數(shù)據(jù)庫”中添加新朋友的個人信
息，也可以由于某個朋友的電話變動而修改他的電話號碼這個“數(shù)據(jù)”。不過說到底，我們使
用筆記本這個“數(shù)據(jù)庫”還是為了能隨時查到某位親戚或朋友的地址、郵編或電話號碼這些
“數(shù)據(jù)”。
實際上“數(shù)據(jù)庫”就是為了實現(xiàn)一定的目的按某種規(guī)則組織起來的“數(shù)據(jù)”的“集合”，在我
們的生活中這樣的數(shù)據(jù)庫可是隨處可見的啊。
什么是數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)
圖書管理員在查找一本書時，首先要通過目錄檢索找到那本書的分類號和書號，然后在
書庫找到那一類書的書架，并在那個書架上按照書號的大小次序查找，這樣很快就能找到我
所需要的書。
數(shù)據(jù)庫里的數(shù)據(jù)像圖書館里的圖書一樣，也要讓人能夠很方便地找到才行。
如果所有的書都不按規(guī)則，胡亂堆在各個書架上，那么借書的人根本就沒有辦法找到他
們想要的書。同樣的道理，如果把很多數(shù)據(jù)胡亂地堆放在一起，讓人無法查找，這種數(shù)據(jù)集
合也不能稱為"數(shù)據(jù)庫"。
數(shù)據(jù)庫的管理系統(tǒng)就是從圖書館的管理方法改進(jìn)而來的。人們將越來越多的資料存入計
算機(jī)中，并通過一些編制好的計算機(jī)程序?qū)︖@些資料進(jìn)行管理，這些程序后來就被稱為"數(shù)
據(jù)庫管理系統(tǒng)"，它們可以幫我們管理輸入到計算機(jī)中的大量數(shù)據(jù)，就像圖書館的管理員。
我們將要學(xué)習(xí)的 Access 也是一種數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。
Access 的發(fā)展現(xiàn)狀
Access 是 Office 辦公套件中一個極為重要的組成部分。剛開始時微軟公司是將 Access
單獨(dú)作為一個產(chǎn)品進(jìn)行銷售的，后來微軟發(fā)現(xiàn)如果將 Access 捆綁在 OFFICE 中一起發(fā)售，
將帶來更加可觀的利潤，于是第一次將 Access 捆綁到 OFFICE97 中，成為 OFFICE 套件中
的一個重要成員�，F(xiàn)在它已經(jīng)成為 Office 辦公套件中不可缺少的部件了。自從 1992 年開始
銷售以來，Access 已經(jīng)賣出了超過 6000 萬份，現(xiàn)在它已經(jīng)成為世界上最流行的桌面數(shù)據(jù)庫
管理系統(tǒng)。
后來微軟公司通過大量地改進(jìn)，將 Access 的新版本功能變得更加強(qiáng)大。不管是處理公
司的客戶訂單數(shù)據(jù)；管理自己的個人通訊錄；還是大量科研數(shù)據(jù)的記錄和處理，人們都可以
利用它來解決大量數(shù)據(jù)的管理工作。
你也許要問，Access 的功能這么強(qiáng)，那使用起來會不會很麻煩呢？這一點(diǎn)你可以放心，
隨著版本的升級，Access 的使用也變得越來越容易。過去很繁瑣的工作現(xiàn)在只需幾個很簡
單的步驟就可以高質(zhì)量地完成了。
進(jìn)入 Access 的世界
一個簡單的數(shù)據(jù)庫
結(jié)束語
在這一課，給您講解了數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)這兩個概念，并且告訴您關(guān)于 Access
的歷史和發(fā)展，和怎么啟動 Access、打開已有的 Access 數(shù)據(jù)庫文件及將我們的通訊錄變成
一個簡單的 Access 數(shù)據(jù)庫，您學(xué)得怎么樣？
可能你對 Access 數(shù)據(jù)庫還有很多的疑問，并且想解決這些疑問，那就跟著我們繼續(xù)看
下面的內(nèi)容。
ACCESS  入門教程（二）窗口接口使用簡介
窗口接口簡介
通過上一課的學(xué)習(xí)，你是否感覺 Access 的窗口和接口還有點(diǎn)搞不清楚，對于初學(xué)者來
說這的確是個問題，那么這一課就講講 Access 窗口接口的組成和各個部分的使用吧。
通常 Access 的窗口接口可以分成五個大的部分（如圖一）：“標(biāo)題欄”、“菜單欄”、“工
具欄”、“狀態(tài)區(qū)”和“數(shù)據(jù)庫窗口”。其中“標(biāo)題欄”在屏幕的最上方，“菜單欄”在“標(biāo)題
欄”的下面，“菜單欄”的下面是“工具欄”，“狀態(tài)區(qū)”在屏幕的最下方，而夾在“工具欄”
和“狀態(tài)區(qū)”之間的空間則是用來顯示數(shù)據(jù)庫窗口的�，F(xiàn)在我知道了各個部分都叫什么了，
但它們各有什么用呢？
（圖一）
首先我們看“標(biāo)題欄”。顧名思義，“標(biāo)題欄”就是用來顯示軟件標(biāo)題名稱的地方，Access
的標(biāo)題欄中自然寫的就是“Microsoft Access”了（如下左圖）。
在標(biāo)題欄靠右的位置上有窗口控制按鈕，利用這些按鈕我們可以很方便地對整個窗口進(jìn)
行放大(恢復(fù))、縮小和關(guān)閉操作。當(dāng)我們單擊窗口上的“最小化”按鈕后，整個 Access 窗口
就縮到 Windows 的任務(wù)條上去了，這時再單擊 Windows 任務(wù)條上“Microsoft Access”按鈕，
則 Access 窗口又恢復(fù)成原來的樣子了。
我們再看別的幾個部分。在“菜單欄”上有“文件”、“編輯”、“視圖”、“插入”、“工
具”、“窗口”、“幫助”和這七個菜單項。
用鼠標(biāo)單擊任意一個菜單項，就可以打開相應(yīng)的菜單，在每個菜單上都有一些數(shù)據(jù)庫操
作命令，通過單擊這些菜單中的命令，我們就能夠?qū)崿F(xiàn) Access 提供給我們的某個功能。比
如我們要打開一個文件，只要將鼠標(biāo)移動到“文件”菜單上，然后單擊鼠標(biāo)左鍵，這時會彈
出一個菜單。
在這個菜單上，我們會看到有一項是“打開”命令，這時將鼠標(biāo)移動到這個命令上，單
擊鼠標(biāo)左鍵就可以了。所以通過單擊菜單中的命令，就可以執(zhí)行 Access 中的各種操作。
但是僅僅使用菜單也有不方便的地方。要是你需要經(jīng)常用到 Access 的某個功能，而每
次使用這個功能都必須打開好幾層的菜單的話，你一定會覺得很麻煩，希望能有個辦法讓你
方便一些。為了滿足大家的這個要求，就出現(xiàn)了工具欄（如圖一所示）。工具欄中有很多工
具按鈕，每個按鈕都對應(yīng)著不同功能，要說明的是，這些功能都可以通過執(zhí)行菜單中的相應(yīng)
命令來實現(xiàn)。
那么你是否會問：既然用菜單命令都可以實現(xiàn)，那為什么工具欄中還要出現(xiàn)同樣功能的
按鈕呢？這是因為使用工具按鈕比菜單命令方便許多。
（菜單操作和工具按鈕操作對比圖）
你看，比如說象剛才所說的打開一個文件的操作，在用菜單進(jìn)行操作時要單擊兩次鼠標(biāo)左
鍵，中間還要移動一次鼠標(biāo)，而使用工具欄上的“打開”按鈕時，只需要將鼠標(biāo)移動到這個
按鈕上，然后單擊鼠標(biāo)左鍵就可以打開文件了。哪一種方法更方便是顯而易見的。
一般我們常用的一些菜單命令都有工具欄按鈕可以直接實現(xiàn)相應(yīng)的功能。熟悉工具欄上
的按鈕，可以讓我們在使用Access 進(jìn)行工作時的效率大大提高。除了菜單欄和工具欄，
Access 的窗口接口中還有“狀態(tài)區(qū)”和“數(shù)據(jù)庫窗口”，狀態(tài)區(qū)可以顯示正在進(jìn)行的操作信
息，這可以幫助我們了解所進(jìn)行操作的狀態(tài)，而“數(shù)據(jù)庫窗口” 則是 Access 中非常重要的
部分，它幫助我們方便、快捷地對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行各種操作。而它本身又包括“窗口菜單”、“數(shù)
據(jù)庫組件選項卡”、“創(chuàng)建方法和已有對象列表”三個部分，這三個部分怎么用，我們待會兒
詳細(xì)講。下一節(jié)我們就分別來看看 Access 的菜單欄、工具欄和數(shù)據(jù)庫窗口的詳細(xì)使用方法。
菜單欄的使用
這一節(jié)我們要重點(diǎn)講講 Access 的菜單欄的使用方法。剛才舉的那個“打開”文件的例
子你看懂了吧？我們再舉一個執(zhí)行菜單命令的例子。
如果現(xiàn)在想執(zhí)行“復(fù)制”命令，先將鼠標(biāo)移動至菜單欄的“編輯”菜單上，“編輯”這
兩個字就會凸出來，單擊鼠標(biāo)左鍵，就打開了“編輯”菜單，移動鼠標(biāo)游標(biāo)到菜單中的“復(fù)
制”選項上，這個菜單命令的顏色就會變藍(lán)（如下左圖），表示選中了，這時單擊鼠標(biāo)左鍵，
Access 就會執(zhí)行“復(fù)制”這個命令了。
你可能已經(jīng)注意到了，有時菜單里的某些選項是灰色的（如上右圖），而且把鼠標(biāo)游標(biāo)
移到這種灰色的選項上以后，單擊左鍵沒有任何反應(yīng)，這是怎么回事啊？有時感到挺奇怪的。
這是因為有些特殊的菜單命令必須滿足一定的條件才能執(zhí)行，當(dāng)條件不滿足時，Access 就
用灰色來顯示這些命令，并且不讓我們執(zhí)行它。
工具欄的使用
我們以前說過，一般常用的菜單命令都在工具欄上有相應(yīng)的功能按鈕，那剛才說的“復(fù)
制”命令也有對應(yīng)的工具欄按鈕。
你看，工具欄中左起第六個按鈕，上面畫了一個兩頁文件圖標(biāo)的按鈕就是“復(fù)制”按鈕。
不過工具欄上這么多按鈕，你是不是要把每個按鈕的功能都記住呢？回答是否定的：不用去
記。
如果你想知道某個按鈕是什么功能，比如說這個“復(fù)制”按鈕，只要把鼠標(biāo)箭頭移到按
鈕上，停留大約兩秒鐘，就會出現(xiàn)按鈕的功能提示。
這樣我們就知道按鈕的功能了。而且你在使用一段時間之后，自然就會記住每個按鈕的
功能，那時執(zhí)行操作就更簡單了，只要將鼠標(biāo)箭頭移動到按鈕上，單擊鼠標(biāo)左鍵就可以了。
在工具欄上，很多按鈕的右邊都有一個“向下箭頭”符號，讓我們來單擊一個這樣的符
號。我們單擊了工具欄上“新對象：自動窗體”按鈕右邊的“向下箭頭”。
按鈕的下面會出現(xiàn)一個菜單，這個菜單中有幾個與“新對象：自動窗體”類似的命令，
我們可以選擇其中的一個來執(zhí)行它（如自動窗體）命令。
說到這里，你可能要問：如果我要執(zhí)行某個命令，每次都必須先單擊“向下箭頭”，然
后再在彈出的菜單中去找那個命令，那豈不是和使用菜單一樣麻煩了嗎？不是的，當(dāng)你使用
過菜單中的某個命令后，原來在工具欄上的那個按鈕就被你剛剛使用過的那個命令替換了。
這樣下次使用這個命令的時候，只要直接點(diǎn)按鈕就可以了�？�，聰明的 Access 早已為你想
到了。
數(shù)據(jù)庫窗口的使用
菜單、工具欄的使用都講過了，下面該講數(shù)據(jù)庫窗口的使用了。
數(shù)據(jù)庫窗口的使用也很簡單。數(shù)據(jù)庫窗口中也有一些功能按鈕，它們的使用方法和剛才
所講的工具欄上的按鈕一樣，要執(zhí)行一個操作只要單擊相應(yīng)的按鈕就可以了。
窗口左側(cè)包含兩個方面的內(nèi)容，上面是“對象”，下面是“組”�！皩ο蟆毕路诸惲谐隽�
Access 數(shù)據(jù)庫中的所有對象，比如說用鼠標(biāo)點(diǎn)一下這里的“表”，窗口右邊就會列出本數(shù)據(jù)
庫中已經(jīng)創(chuàng)建的所有表。而“組”則提供了另一種管理對象的方法：我們可以把那些關(guān)系比
較緊密的對象分為同一組，不同類別的對象也可以歸到同一組中。比如說我們上次做的通訊
簿數(shù)據(jù)庫，其中的通訊簿表和通訊簿窗體就可以歸為一組。在數(shù)據(jù)庫中的對象很多的時候，
用分組的方法可以更方便地管理各種對象。
那具體怎樣管理對象呢？比如說我們想建立一個新的表，就需要將鼠標(biāo)移動到“對象”
下面的“表”這個選項上，單擊左鍵，“表”這個選項就會凹下去，這時再將鼠標(biāo)移動到“新
建”按鈕上，單擊鼠標(biāo)左鍵就可以新建一個表了。
下面我們說一下刪除組中的對象時，是不是將這個對象從數(shù)據(jù)庫中刪去了？不是的，其
實組中的對象只是真實對象的快捷方式。將組中對象刪除，只是將對象在組中建立的這個快
捷方式刪除了，這并不影響這個對象及其里面的內(nèi)容的完整。它仍然存在于數(shù)據(jù)庫中。
在本課里，我們主要講解了 Access 窗口接口分成“標(biāo)題欄”、“菜單欄”、“工具欄”、“狀
態(tài)區(qū)”和“數(shù)據(jù)庫窗口”這五個部分，并且介紹了這幾個部分的用途和基本使用方法。現(xiàn)在
你是不是已經(jīng)想一顯身手，自己來建立一個數(shù)據(jù)庫呢？
下一課，我們將學(xué)習(xí)如何在數(shù)據(jù)庫向?qū)У膸椭陆⒆约旱臄?shù)據(jù)庫。
補(bǔ)充一：添加和刪除工具欄按鈕
在使用中我們會發(fā)現(xiàn)，有一些經(jīng)常使用的菜單命令，在工具欄上卻沒有相應(yīng)的功能按鈕。
所以，為了工作上的方便，需要在工具欄中添加或刪改按鈕。如何操作呢？
首先我們打開“視圖”  菜單，并將鼠標(biāo)移動到菜單中“工具欄”這一項。
這時在“工具欄”右邊會彈出一個子菜單，將鼠標(biāo)移動到子菜單中的“自定義”項。
單擊鼠標(biāo)左鍵，屏幕上就會出現(xiàn)一個“自定義”對話框。比如說我們想添加一個按鈕能
夠?qū)崿F(xiàn)“幫助”菜單中的“這是什么”功能，只要選擇“命令”選項卡，并在左邊“類別”
窗口中選擇“窗口與幫助”項，這時右邊的“命令”窗口中就出現(xiàn)了“窗口”菜單與“幫助”
菜單中的命令，找到“這是什么”項，按下鼠標(biāo)左鍵，拖動鼠標(biāo)。
把它拖動到工具欄中。這樣工具欄中就增加了一個功能按鈕。
此時，工具欄處于編輯狀態(tài)。如果我們想把某個按鈕從工具欄中刪掉，只需要在按鈕上
按下鼠標(biāo)左鍵，將它從工具欄中拖走就可以了。完成這些工作后，單擊“自定義”對話框中
的“關(guān)閉”按鈕，工具欄就退出了編輯狀態(tài)。
補(bǔ)充二：有關(guān)組的操作
1.新建、刪除或重命名組
要想新建一個組，只要將鼠標(biāo)移動到 Access 數(shù)據(jù)庫窗口的左邊，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在
彈出的菜單中選擇“新組”這個選項。
這時就會彈出一個對話框，要求輸入新組的名稱，輸入完畢后，單擊“確定”按鈕就新
建了一個組。如果要刪除一個已經(jīng)存在的組，就將鼠標(biāo)移動到要刪除的組上，單擊鼠標(biāo)右鍵，
從菜單上選擇“刪除組”，這個組就被刪除了。如果要修改一個組的名稱，就將鼠標(biāo)移動到
組名上，右鍵單擊這個組名，在彈出的菜單中選擇“重命名組”，這時就會彈出一個“重命
名組”的對話框，在這個對話框的名字欄中輸入新組的名字，然后單擊“確定”按鈕就可以
了。
2.在組中添加、刪除對象  建立組是為了更方便的管理數(shù)據(jù)庫中的各種對象。向建立好的空
組中添加物件，首先要選中對象所屬的類別，然后在已有對象的列表中，選中要添加的對象，
將它拖動到組中就可以了。
例如，將表 1 添加到組 1 中，首先單擊“對象”下的“表”，然后將鼠標(biāo)移動到右邊對
象列表中的表 1 上，按下鼠標(biāo)左鍵，將表 1 拖到組 1 中，然后松開左鍵�，F(xiàn)在單擊組 1，就
會發(fā)現(xiàn)組 1 的對象列表中已經(jīng)有表 1 了。
要想刪除組中的一個對象，只要選中這個對象，然后按鍵盤上的“DELETE”鍵，就會
彈出一個對話框詢問是否要刪除這個對象，單擊“是”按鈕以后就會發(fā)現(xiàn)組中的這個對象已
經(jīng)被刪除了。
補(bǔ)充三：兩種版本的主要差異
1. 數(shù)據(jù)庫窗口的差異
曾經(jīng)用過的 Access97 人，初次使用 Access2000 時都會感到很不習(xí)慣。這是因為 Access
的使用接口與 Access97 有很大的不同，菜單欄和工具欄的變化還不算大，數(shù)據(jù)庫窗口的外
貌卻發(fā)生了很大的變化。
在 Access97 中，數(shù)據(jù)庫窗口中只有“表”、“查詢”、“窗體”、“報表”、“宏”和“模塊”
這六個部分，并且是橫向排列的，而 Access2000 在數(shù)據(jù)庫窗口中增加了“頁”和“收藏夾”，
并且將這些內(nèi)容分成了“對象”和“組”兩個部分。除此之外，在 Access2000 中用數(shù)據(jù)庫
窗口上的“打開”“設(shè)計”“新建”三個按鈕代替了原來分布在各個對象窗口上的“打開”目
標(biāo)“設(shè)計”“新建”按鈕，這使整個窗口變得更加簡潔。
2.菜單的差異
Access2000 與 Access97 的菜單最大的差異就是：原來在 Access 97 中的菜單不管什么時
候都會全部顯示出來，而 Access 2000 中的菜單一般情況下都不會顯示全部的選項，我們常
�？匆娫诓藛蔚淖钕旅孢€有一個向下符號，單擊這個符號才可以看到這個菜單上的全部選
項。
這樣做是因為對很多用戶來說，沒有顯示出來的那些命令并不常用，甚至根本用不到。
為了使接口更加簡潔，就只在菜單中顯示常用的選項。如果一個命令一開始在菜單中沒有被
顯示出來，而用戶又經(jīng)常使用它，那么在使用幾次以后，打開菜單時，這個命令就自動顯示
出來了。
這就是說，Access 可以記住我們經(jīng)常使用哪些菜單命令，把它們顯示在菜單中，不經(jīng)
常使用的那些命令，就被隱藏起來了。
ACCESS  入門教程（三）用向?qū)Ы?shù)據(jù)庫
向?qū)Ш喗?br /> 這一課我們要建立一個客戶訂單管理數(shù)據(jù)庫，這個數(shù)據(jù)庫將用 Access 提供的數(shù)據(jù)庫向
導(dǎo)來建立。
當(dāng)我們在風(fēng)景區(qū)游覽的時候，經(jīng)常會看到一隊人跟著一個拿小旗的人轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去,這個拿
小旗的人就是導(dǎo)游。有了導(dǎo)游的引導(dǎo)和講解，那些初次來的游客就不會迷路，還能了解到與
眼前的風(fēng)景有關(guān)的很多傳說和故事。所以對于游客們來說，一個好的導(dǎo)游是很重要的。其實
“數(shù)據(jù)庫向?qū)А本褪?Access 為了方便的建立數(shù)據(jù)庫而設(shè)計的向?qū)ь愋偷某绦�，它可以大�?br /> 提高工作效率。通過這個向?qū)�，我們只要回答幾個問題就可以輕松的獲得一個數(shù)據(jù)庫。
選擇需要的數(shù)據(jù)庫類型
在使用數(shù)據(jù)庫向?qū)Ы?shù)據(jù)庫之前，必須選擇需要建立的數(shù)據(jù)庫類型。因為不同類型的
數(shù)據(jù)庫有不同的數(shù)據(jù)庫向?qū)В沁x錯了向?qū)�，那我們的工作可就白費(fèi)了。單擊屏幕上方工
具欄中最左邊的那個“新建”按鈕，它上面畫了一頁紙，鼠標(biāo)放在上面的時候會出現(xiàn)“新建”
的文字提示。彈出“新建”對話框如下圖，在“常用”和“數(shù)據(jù)庫”兩個選項卡中選擇“數(shù)
據(jù)庫”選項。
“數(shù)據(jù)庫”選項卡里有很多圖標(biāo)，這些圖標(biāo)代表不同的數(shù)據(jù)庫向?qū)�，圖標(biāo)下面都有一行
文字，這些文字表明了數(shù)據(jù)庫向?qū)У念愋�。就好像一個旅行社可以開設(shè)幾條旅游線路，每個
線路要配備不同的向?qū)б粯印Ｎ覀円乙粋€適合自己要做的工作的向?qū)�。第一個圖標(biāo)是關(guān)于
訂單的，它可以幫助我們建立一個關(guān)于公司客戶、訂單等情況的數(shù)據(jù)庫。雙擊這個圖標(biāo)，數(shù)
據(jù)庫向?qū)Ь烷_始工作了。
定義數(shù)據(jù)庫名稱和所在目錄
屏幕上出現(xiàn)“文件新建數(shù)據(jù)庫”的對話框，提示應(yīng)該給建立的數(shù)據(jù)庫文件取個什么名字，
并且將它保存在計算機(jī)的哪個目錄下。在“文件名”右邊的文本框中輸入數(shù)據(jù)庫的名字，然
后單擊左上角“保存位置”右面的下拉框，在下拉列表中選擇存放這個數(shù)據(jù)庫文件的目錄。
為了學(xué)習(xí)的方便，我建立一個子目錄“例子”，并把課程中將要用到的數(shù)據(jù)庫文件都存
放在這個目錄中�，F(xiàn)在將正在建立的數(shù)據(jù)庫文件取名為“向?qū)螖?shù)據(jù)庫”，并選擇保存類型
為“MICROSOFT Access 數(shù)據(jù)庫”，即將它保存為一個 Access 數(shù)據(jù)庫文件。在完成了這些
工作后單擊窗口右下角的“創(chuàng)建”按鈕，創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫這一步就完成了。
選擇數(shù)據(jù)庫中表和表中的字段
現(xiàn)在屏幕上又出現(xiàn)了信息提示對話框，上面有數(shù)據(jù)庫需要存儲的客戶信息、訂單信息等
很多內(nèi)容。
看過這些提示信息后，單擊“下一步”按鈕進(jìn)入向?qū)У南乱徊焦ぷ�。對話框中提了一個
問題“請確定是否添加可選字段？”。這個對話框分類列出了數(shù)據(jù)庫中可能包含的信息，左
邊框中是信息的類別，右邊框中列的是當(dāng)前選中的類別中的信息項。
這些信息項的前面都有一個小方框，有的小方框中有一個“√”，表示此信息項被選中
了，被選中的信息項將會出現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫中，而沒有選中的信息項就不會出現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫中。我
們可以通過單擊信息項前的小方框來決定數(shù)據(jù)庫中是否要包含某些信息項，如果信息項前面
的小方框是空的，單擊它就會出現(xiàn)對勾；如果小方框中有對勾，單擊它就會變空。不過要注
意，絕大多數(shù)的信息項前面的對勾是不能取消的，單擊它的時候會出現(xiàn)提示，“此選項不能
被取消”。這是因為使用數(shù)據(jù)庫向?qū)Ы?shù)據(jù)庫的時候，向?qū)дJ(rèn)為有些信息項是此種類型的
數(shù)據(jù)庫必須包含的，它們和數(shù)據(jù)庫中的窗體和報表緊密相關(guān)，所以 Access 不允許我們隨便
取消這些必選項目。從外觀上很容易區(qū)分必選項目和非必選項目。用斜體字書寫的項目就不
是必選項目，可以選擇也可以取消；而用正常字體書寫的項目都是必選項目，不可以取消的。
如果不想再增加什么非必選項目了。就可以進(jìn)行“下一步”了。
屏幕的顯示方式和打印報表的樣式
如果沒有什么別的要求，就單擊“下一步”按鈕。
現(xiàn)在對話框中的內(nèi)容又發(fā)生了改變，我們需要選擇屏幕的顯示方式，也就是選擇將要建
立的數(shù)據(jù)庫中窗口的背景、窗口上的默認(rèn)字體大小和顏色。用鼠標(biāo)單擊一個選項，就會發(fā)現(xiàn)
在窗口左邊的方框中展示出所選的“顯示樣式”，這樣每選一次就看看滿意不滿意，很容易
就可以找到比較合適的效果了。選擇“工業(yè)”,單擊“下一步”按鈕，現(xiàn)在這個對話框要選
擇打印報表的樣式。
打印報表就是把數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)打印在紙上，而打印報表的樣式就是指打印時所用的格
式。和剛才屏幕的顯示樣式一樣，每選定一個選項，左面的方框中都會將所選的打印報表樣
式顯示出來，選定“組織”樣式。
為數(shù)據(jù)庫指定標(biāo)題
選定打印報表的樣式以后單擊“下一步”按鈕，現(xiàn)在要給新建的數(shù)據(jù)庫指定一個標(biāo)題。
在對話框上面的文本框里輸入“客戶訂單資料庫”。
這個對話框中起的名字是新建的數(shù)據(jù)庫入口窗體上的標(biāo)題詞，也就是打開這個數(shù)據(jù)庫
時，看到的第一個界面上的標(biāo)題詞，和剛才給數(shù)據(jù)庫文件起的名是不一樣的。“請確定是否
在所有的報表上都加一幅畫”意思是如果想在這個數(shù)據(jù)庫打印出來的所有文件報表上都加上
某個圖片，就可以在這兒選擇“是的，我要包含一幅圖片”，并通過單擊“圖片...”按鈕選
擇一幅圖片。比如有的公司在打印一些報表的時候都希望將自己公司的標(biāo)識打印在打印紙
上，就需要選擇這個選項，并且通過單擊“圖片”按鈕來加載公司的標(biāo)識了。如果現(xiàn)在還不
想在報表上添加圖形，就單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入向?qū)У南乱徊健?br /> 啟動數(shù)據(jù)庫
接下來的對話框中“下一步”按鈕的顏色變灰，表示已經(jīng)是最后一步了。單擊“完成”
按鈕就把數(shù)據(jù)庫建好了。屏幕上顯示的就是新建的數(shù)據(jù)庫“客戶訂單資料庫”的主窗體。要
想看什么內(nèi)容只要單擊相應(yīng)的按鈕就可以了。
現(xiàn)在的數(shù)據(jù)庫中什么數(shù)據(jù)都沒有，因為 Access 是數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，它的向?qū)е皇菫閿?shù)
據(jù)庫管理搭建好數(shù)據(jù)庫框架，而數(shù)據(jù)則是需要自己輸入的。在后面的課程中，我們將會學(xué)到
如何在數(shù)據(jù)庫中添加數(shù)據(jù)。
本課結(jié)束語：這一課講了什么是數(shù)據(jù)庫向?qū)�，以及如何利用�?shù)據(jù)庫向?qū)Ы⑽覀冃枰?br /> 數(shù)據(jù)庫。如果你對“數(shù)據(jù)庫向?qū)Ы⒌臄?shù)據(jù)庫是怎樣產(chǎn)生的？”、“數(shù)據(jù)庫的內(nèi)部又是什么樣
的？”這些問題感到疑惑，那就仔細(xì)看看下一課的內(nèi)容吧。
補(bǔ)充內(nèi)容
補(bǔ)充一：在使用數(shù)據(jù)庫向?qū)У臅r候，向?qū)У娜魏我徊街卸加幸粋€“完成”按鈕，在任意
一步中單擊這個按鈕，那么 Access2000 將會保留在單擊這個“完成”按鈕之前對數(shù)據(jù)庫的
各種設(shè)置，而對于那些在向?qū)е羞€沒有回答的問題設(shè)置默認(rèn)值。通過這兩方面的設(shè)置將數(shù)據(jù)
庫建立起來。
補(bǔ)充二：在向?qū)е�，從第二步開始，就出現(xiàn)了一個“上一步”按鈕，單擊這個按鈕就可
以回到向?qū)У摹吧弦徊健敝�，去修改在上一步中所做的設(shè)置。這樣只要在向?qū)Ю锞涂梢噪S時
修改數(shù)據(jù)庫向?qū)е械脑O(shè)置，非常的方便。有時在數(shù)據(jù)庫向?qū)е邢胩鱿驅(qū)�，取消用�?shù)據(jù)庫向
導(dǎo)自動創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的過程。這時只要將鼠標(biāo)移動到“取消”按鈕上，單擊左鍵就可以取消創(chuàng)
建數(shù)據(jù)庫了。
問題一：為什么 Access2000 中文版中用數(shù)據(jù)庫向?qū)Ы⒑玫臄?shù)據(jù)庫不能顯示入口窗
體？
對于 Access2000 中文試用版的用戶，用數(shù)據(jù)庫向?qū)Ы⒈菊n第六節(jié)的例子時，當(dāng)建好
的數(shù)據(jù)庫開始運(yùn)行時，會發(fā)現(xiàn)入口窗體的界面上一無所有，這是微軟在制作中出的一個
BUG，可以用這種方法來解決：
一、單擊入口窗體右上角的“關(guān)閉”按鈕，關(guān)閉入口窗體。
二、單擊 Access 窗口左下角的數(shù)據(jù)庫窗口標(biāo)題欄上“還原”按鈕，將數(shù)據(jù)庫窗口還原。
三、單擊對象欄中的“表”，在右邊顯示的列表中選擇“Switchboard Items”表。
四、雙擊“Switchboard Items”表選項，打開表“Switchboard Items”。
五、單擊表中第一行第五列對應(yīng)的值，將這一欄中的內(nèi)容“默認(rèn)”改成“default”。
六、單擊表“Switchboard Items”窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕，關(guān)閉這個表。
七、這樣當(dāng)你再啟動這個數(shù)據(jù)庫時，入口窗體中的圖案、文字和選項都出現(xiàn)了。
ACCESS  入門教程（四）數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)
規(guī)劃自己的數(shù)據(jù)庫
建好一個數(shù)據(jù)庫后，我們也許會覺得并不知道這個數(shù)據(jù)庫是怎么構(gòu)成的，總有一種空中
樓閣的感覺。其實學(xué)習(xí)的過程總是一步步漸進(jìn)地，沒有前面的學(xué)習(xí)現(xiàn)在就不會發(fā)現(xiàn)提出這樣
的問題。在對 Access 已經(jīng)有了一定的認(rèn)識之后，現(xiàn)在我們就通過建立一個空的數(shù)據(jù)庫講解
一下數(shù)據(jù)庫是怎樣構(gòu)成的。
當(dāng)我們想做一件事情的時候，一般都會先考慮一下，然后再去做。在建立一個新數(shù)據(jù)庫
的時候，也要想一想這個數(shù)據(jù)庫是用來干什么的，它要存儲哪些數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)之間又
有什么關(guān)系？一方面要知道哪些數(shù)據(jù)是必須的，是絕對不能缺少的，不然建立數(shù)據(jù)庫獲取
信息的目地就沒法達(dá)到了；另一方面也要知道哪些數(shù)據(jù)是不必要，放在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中只會增加
數(shù)據(jù)庫的容量，卻并不起任何作用，所以要將這些冗余的數(shù)據(jù)剔除。這樣建立起來的數(shù)據(jù)庫
才既能滿足我們檢索數(shù)據(jù)的需要，又能節(jié)省數(shù)據(jù)的存儲空間。
建立一個空的數(shù)據(jù)庫
既然已經(jīng)了解了在建立一個數(shù)據(jù)庫之前應(yīng)該注意的問題，那我們現(xiàn)在就從最基本的新建
一個空數(shù)據(jù)庫開始，了解一下 Access 數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)。
在 Access 2000 中，新建一個空數(shù)據(jù)庫其實很簡單，只要用鼠標(biāo)單擊 Access 窗口左上角
數(shù)據(jù)庫工具欄中的“新建”按鈕，就會在屏幕上彈出一個“新建”對話框。
在這個對話框彈出以后，我們不再象上次那樣選“數(shù)據(jù)庫”選項卡，而是選擇“常用”
選項卡，并在“常用”選項卡上用鼠標(biāo)左鍵雙擊“數(shù)據(jù)庫”圖標(biāo)。
屏幕上彈出“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框，在“文件名”中給新建的數(shù)據(jù)庫文件取名“空
數(shù)據(jù)庫”，把它存儲在“例子”子目錄中，單擊“創(chuàng)建”按鈕將新建的數(shù)據(jù)庫文件保存下來。
現(xiàn)在我們不是用的數(shù)據(jù)庫向?qū)�，自然也就沒有問題要回答了。
Access 數(shù)據(jù)庫中的主要對象及其關(guān)系
我們知道在建筑一棟房子之前，首先必須要有一塊地皮，然后才能在地皮上按照設(shè)計好
的圖紙一層層的搭建房子，最后才是人住進(jìn)去�，F(xiàn)在我們有了一個空的數(shù)據(jù)庫，就等于在
Access 中已經(jīng)有了這樣一塊“地皮”，現(xiàn)在可以建房子了。上一課用數(shù)據(jù)庫向?qū)Ы⒌臄?shù)據(jù)
庫就是一個已經(jīng)建筑完畢的“房子”，只是還沒有“數(shù)據(jù)”住進(jìn)去罷了。在 Access 中，所謂
的建房材料就是數(shù)據(jù)庫中的主要對象，它包括“表”、“查詢”、“窗體”、“報表”、“頁面”、
“宏”和“模塊”。這些對象在數(shù)據(jù)庫中各自負(fù)責(zé)一定的功能，并且相互協(xié)作，這樣才能建
設(shè)出一個數(shù)據(jù)庫。
在數(shù)據(jù)庫中，“表”用來存儲數(shù)據(jù)；“查詢”用來查找數(shù)據(jù)；人通過“窗體”、“報表”、
“頁面”獲取數(shù)據(jù)；而“宏”和“模塊”則用來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動操作。其實對于數(shù)據(jù)庫來說，
最重要的功能就是獲取數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，所以數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫各個對象間的流動就成為我們最
關(guān)心的事情。為了以后建立數(shù)據(jù)庫的時候能清楚的安排各種結(jié)構(gòu)，應(yīng)該先了解一下 Access
數(shù)據(jù)庫中對象間的作用和聯(lián)系。
作為一個數(shù)據(jù)庫，最基本的就是要有表，并且表中存儲了數(shù)據(jù)。比如“通訊錄”數(shù)據(jù)庫，
首先要建立一個表，然后將某人的聯(lián)系地址、電話等信息輸入到這個數(shù)據(jù)表中，這樣就有了
數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)源。有了這些數(shù)據(jù)以后，就可以將它們顯示在窗體上。這個過程就是將表中
的數(shù)據(jù)和窗體上的控件建立連接，在 Access 中把這個過程叫做“綁定”。這樣就可以通過屏
幕上的各種各樣的窗體界面來獲得真正存儲在表中的數(shù)據(jù)了。而且合理地在窗體上擺放控件
和圖案可以使我們更容易操作和理解數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)代表的含意。這樣就完成數(shù)據(jù)從表到窗體
的流動，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)在計算機(jī)和人之間進(jìn)行了一次溝通。比如在“通訊錄”數(shù)據(jù)
庫中，使用自動窗體將數(shù)據(jù)庫中的一個記錄顯示在窗體上，控制窗體上的記錄操作按鈕在表
中前后移動，可以看到對應(yīng)其它記錄的信息�，F(xiàn)在，數(shù)據(jù)庫中的表和窗體對象之間的關(guān)系應(yīng)
該很清晰了，我們可以畫出一個表。至于數(shù)據(jù)庫中的其他對象，現(xiàn)在先把它們空出來。在以
后學(xué)習(xí)了其他的幾種對象以后，將把這個表示數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)流向的圖表補(bǔ)充完整。我們以后
可以每學(xué)一課，就按照這種方式將各種對象間的數(shù)據(jù)流向畫出來，這對于建立一個完整的數(shù)
據(jù)庫很有好處。
結(jié)束語：在這一課中，我們通過建立一個空數(shù)據(jù)庫，結(jié)合上一課中的內(nèi)容，講解了建立
一個新數(shù)據(jù)庫需要注意的問題和數(shù)據(jù)庫中每個對象的用途和相互關(guān)系。如果想了解更多關(guān)于
Access 數(shù)據(jù)庫的知識，掌握 Access 數(shù)據(jù)庫的使用方法，那就請看下面幾課了。
ACCESS  入門教程（五）用表向?qū)Ы⒈?br /> 表向?qū)Ш喗?br /> 從這一課開始，我們要學(xué)習(xí)表的建立了。
其實表就是數(shù)據(jù)庫中用來存放數(shù)據(jù)的場所。就像有很多人在操場上站隊，這個隊伍非常
整齊，有一定數(shù)目的行和列，隊列中的每個人，都在一定的行列位置上。當(dāng)我們想叫某個人
的時候，不用知道他的名字，只需要喊“第幾行第幾列的，出列”，這個人就會站出隊伍。
現(xiàn)在將這個隊伍中的人換成數(shù)據(jù)，就構(gòu)成了數(shù)據(jù)庫中的“表”。
這些“表”都有一些共同的特性，一是表中可以存儲數(shù)據(jù)，二是這些數(shù)據(jù)在表中都有很
規(guī)則的行列位置。Access 中的“表”和平常見的很多紙上的表格很像。
其實各種數(shù)據(jù)在計算機(jī)中是按照串的方式存放的。只是現(xiàn)在 Access 將這些數(shù)據(jù)讀取出
來以后，按照通常所接觸的紙上表格那種行列方式將它們顯示在屏幕上。這比較適合我們的
生活習(xí)慣，對數(shù)據(jù)進(jìn)行操作也比較容易，所以把它稱為“表”，它可是數(shù)據(jù)庫中最基本、最
重要的一個部分。所以要想建立一個數(shù)據(jù)庫，必須先要掌握建立表的方法。
建立一個表是很容易的。而且在 Access 中更是提供了幾種方法來建立一個表。這些方
法都很簡單，也很實用。其中最簡單的方法就是使用“表向?qū)А眮斫⒈砹恕?br /> 在 Access 中不光有表向?qū)�，還有查詢向?qū)А⒋绑w向?qū)�、報表向�(qū)Ш晚撓驅(qū)У取＿@些向
導(dǎo)能在不同的工作中幫我們忙�，F(xiàn)在我們就先用向?qū)Ы⒁粋€表。
什么是字段、記錄和值?
在講向?qū)е�，先要知道幾個概念。在數(shù)據(jù)庫中，對表的行和列都有特殊的叫法，每一
列叫做一個“字段”。每個字段包含某一專題的信息。就像“通訊錄”數(shù)據(jù)庫中，“姓名”、
“聯(lián)系電話”這些都是表中所有行共有的屬性，所以把這些列稱為“姓名”字段和“聯(lián)系電
話”字段。
我們把表中的每一行叫做一個“記錄”，每一個記錄包含這行中的所有信息，就像在通
訊錄數(shù)據(jù)庫中某個人全部的信息，但記錄在數(shù)據(jù)庫中并沒有專門的記錄名，常常用它所在的
行數(shù)表示這是第幾個記錄。
在數(shù)據(jù)庫中存放在表行列交叉處的數(shù)據(jù)叫做“值”，它是數(shù)據(jù)庫中最基本的存儲單元，
它的位置要由這個表中的記錄和字段來定義。在通訊錄的表中就可以看到第一個記錄與“單
位”字段交叉處的值就是“上海分行”。“王嵐”所在的記錄和“電話”的這個
字段交叉位置上的“值”就是“0551-7238321”。
如何啟動表向?qū)?br /> 要建立表，首先必須要有一個數(shù)據(jù)庫�，F(xiàn)在建立一個空數(shù)據(jù)庫叫做“客戶訂單數(shù)據(jù)庫”，
當(dāng)我們把 Access 學(xué)完以后，這個“客戶訂單”數(shù)據(jù)庫也建好了。
空數(shù)據(jù)庫建好后就開始創(chuàng)建表。首先要在數(shù)據(jù)庫窗口的對象列表中單擊“表”這一項，
將數(shù)據(jù)庫的操作對象切換到“表”上，這樣所做的工作才是針對表的操作，也才能在數(shù)據(jù)庫
中創(chuàng)建一個表。
“表”這個選項凹陷了下去，表示它已經(jīng)被選中了。然后就可以啟動表向?qū)Я�，把鼠�?biāo)
移動到數(shù)據(jù)庫窗口右邊的“創(chuàng)建方法和已有對象列表”列表框中，雙擊“使用向?qū)?chuàng)建表”。
啟動表向?qū)Ш�，屏幕中央出現(xiàn)“表向?qū)А睂υ捒颉?br /> 怎樣選擇新表中的字段
在“表向?qū)А睂υ捒蛑校覀円凇笆纠怼绷斜磉x擇表名，然后在表的“示例字段”
字段中選擇相應(yīng)的字段，再將這些選中的字段組成一個新的表。
先來做一個關(guān)于客戶記錄的表，用來記錄一個公司有哪些客戶及他們的地址、聯(lián)系電話、
負(fù)責(zé)人等信息。首先選擇要創(chuàng)建的表是個人用的還是商務(wù)用的，可以看出所需要的這個表是
用于商務(wù)的，那就單擊“商務(wù)”選擇按鈕。在選擇“商務(wù)”用戶類型后，在“示例表”和“示
例字段”這兩個列表框中的選項都有變化。因為個人的要求和一個公司商務(wù)上的要求肯定是
不一樣的，所以他們所需要的表包含的字段內(nèi)容也是不一樣的。
現(xiàn)在要在“示例表”列表框中看看有沒有和要建立的表相類似的表，有些選項沒法看見，
可以上下拖動“示例表”列表框右側(cè)的滾動條，看到列表框中的全部內(nèi)容，把鼠標(biāo)移動到“示
例表”列表框中，單擊“客戶”選項。將這個表對應(yīng)的“示例字段”列表框中所需要的字段
選到“新表中的的字段”列表框中去。“公司名稱”、“聯(lián)系人”、“記帳地址”、“城市”這些
選項都是所需要的。首先將鼠標(biāo)移動到示例字段選項上，單擊它，再單擊“示例字段”列表
框和“新表中的字段”列表框中間的“>”按鈕，選中的示例字段就添加到“新表中的字段”
列表框中了，重復(fù)這個操作可以把所需的所有字段都添加進(jìn)來。
如果不需要“新表中的字段”列表框中的某個字段了，在這個列表框中選中它，單擊按
鈕“<”，就將它從新字段中刪除了。單擊“>>”按鈕可以將“示例字段”列表框中的所有
字段值都添加到“新表的字段”列表框中，而“<<”按鈕則可以將“新表的字段”列表框
中的所有字段值都取消。
怎樣在表向?qū)е行薷淖侄蚊?br /> 如果覺著示例字段的名字不太合適，也可以修改一下。在“新表中的字段”列表框下面
有個“重命名字段...”按鈕，用它可以修改字段名。比如想把字段“聯(lián)系人名字”改成“聯(lián)
系人姓名”，只要在“新表中的字段”列表框中單擊“聯(lián)系人名字”字段，單擊“重命名字
段...”按鈕，這時彈出“重命名字段”對話框，將鼠標(biāo)移動到“聯(lián)系人名字”上，單擊鼠標(biāo)
左鍵，這個文本框中會出現(xiàn)一個閃動的光標(biāo)，將“聯(lián)系人名字”刪除，并在文本框中輸入“聯(lián)
系人姓名”，再單擊對話框上的“確定”按鈕，就可以將字段名從“聯(lián)系人名字”改成“聯(lián)
系人姓名”了。
用同樣的方法把“記帳地址”改成“開戶行”，把“客戶 ID”改成“序號”，這下該改
的都改完了。現(xiàn)在這個表需要的字段已經(jīng)有了，單擊“下一步”按鈕。
這一步要給表指定名字，把名字改成“客戶資料表”，選擇“是，設(shè)置一個主鍵”，關(guān)于
主鍵的問題課后的補(bǔ)充有完整的介紹，單擊“下一步”按鈕。表向?qū)в纸o我們提了一個問題
“請選擇表創(chuàng)建完之后的動作”。表建好之后，如果想馬上把數(shù)據(jù)輸入到表中，就選擇第二
項“直接向表中輸入數(shù)據(jù)”，之后單擊“完成”按鈕，結(jié)束用向?qū)?chuàng)建表的過程。這樣，一
個表就建好了。
怎樣在表中跳轉(zhuǎn)？
現(xiàn)在出現(xiàn)的表格就是剛才利用表向?qū)?chuàng)建的新表“客戶資料表”，在這個表窗口中，最
上面的狀態(tài)欄顯示了這個表的名稱。狀態(tài)欄下面是表中各個字段的字段名，下面的空行中可
以輸入新的記錄，以后要把數(shù)據(jù)都輸入到這個表里。把空表和有數(shù)據(jù)的表進(jìn)行比較，就很容
易看出數(shù)據(jù)在表中是如何放置的了。
窗口左下角的幾個按鈕及其中間的文本框都是用來控制表中當(dāng)前操作的記錄�！�>”按
鈕表示移動到下一條記錄，“<”按鈕表示移動到上一條記錄，“>|”按鈕表示跳到最后一條
記錄，“|<”按鈕則表示跳到第一條記錄，而“>*”按鈕表示在這個表中新插入一個記錄。
這樣只要單擊這些按鈕就可以進(jìn)行相應(yīng)的記錄跳轉(zhuǎn)了。單擊按鈕的時候，在“>”和“<”
按鈕之間的文本框中的數(shù)字有變化，它列出了當(dāng)前記錄在表中的行數(shù)，而且框里的數(shù)字還可
以直接修改。把鼠標(biāo)移動到文本框上，單擊鼠標(biāo)左鍵，就可以用鍵盤上的“Delete”鍵刪去
原來的數(shù)字，輸入新的數(shù)字，按“回車鍵”就可以直接跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的記錄上去了。比如輸入
“6”并按“回車鍵”，就會跳轉(zhuǎn)到表中第六行的記錄上。在表中，只能對當(dāng)前的記錄進(jìn)行刪
除、修改等操作。當(dāng)需要對表中的另一條記錄中的值進(jìn)行編輯的時候，首先要將當(dāng)前的記錄
轉(zhuǎn)換到那條記錄上去。
什么是主鍵？
在數(shù)據(jù)庫中，常常不只是一個表，這些表之間也不是相互獨(dú)立的。不同的表之間需要建
立一種關(guān)系，才能將它們的數(shù)據(jù)相互溝通。而在這個溝通過程中，就需要表中有一個字段作
為標(biāo)志，不同的記錄對應(yīng)的字段取值不能相同，也不能是空白的。通過這個字段中不同的值
可以區(qū)別各條記錄。就像我們區(qū)別不同的人，每個人都有名字，但它卻不能作為主鍵，因為
人名很容易出現(xiàn)重復(fù)，而號是每個人都不同的，所以可以根據(jù)它來區(qū)別不同的人。數(shù)
據(jù)庫的表中作為主鍵的字段就要像人的號一樣，必須是每個記錄的值都不同，這樣才
能根據(jù)主鍵的值來確定不同的記錄。
ACCESS  入門教程（六）在表中輸入數(shù)據(jù)
如何打開一個表
通過上一課的學(xué)習(xí)，我們已經(jīng)會使用表向?qū)Ы⒈砹�。表雖然是建立好了，但一個空白
的表沒有任何用處，這一課我們就在建立好的表中輸入數(shù)據(jù)，并學(xué)習(xí)一些關(guān)于表的基本操作。
往表中添加數(shù)據(jù)之前要先打開它，前面已經(jīng)學(xué)過如何打開一個數(shù)據(jù)庫，首先啟動 Access，
選擇“打開已有文件”，雙擊“客戶訂單數(shù)據(jù)庫”打開它。在數(shù)據(jù)庫窗口中單擊“表”選項，
可以看到在數(shù)據(jù)庫右邊的“創(chuàng)建方法和已有對象列表”列表框中，除了三種創(chuàng)建表的方法之
外，還有一個“客戶資料表”選項。
要打開這個表有兩種方法，一是用鼠標(biāo)雙擊這個選項，另一個方法是先單擊這個選項選
中它，然后再單擊數(shù)據(jù)庫窗口上的“打開”按鈕。打開這個表之后，我們就開始往里面輸入
數(shù)據(jù)。
如何在表中添加、修改和刪除數(shù)據(jù)？
我們先在表中輸入幾個數(shù)。在一個空表中輸入數(shù)據(jù)時，只有第一行中可以輸入。首先
將鼠標(biāo)移動到表上的“公司名稱”字段和第一行交叉處的方格內(nèi)，單擊鼠標(biāo)左鍵，方格內(nèi)出
現(xiàn)一個閃動的光標(biāo)，表示可以在這個方格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)了。用鍵盤在方格內(nèi)輸入“北京興科”，
這樣就輸入了一個數(shù)據(jù)。其他的數(shù)據(jù)都可以按照這種方法來添加。用鍵盤上的左、右方向鍵
可以把光標(biāo)在方格間左右移動，光標(biāo)移動到哪個方格，就可以在那個表格中輸入數(shù)據(jù)。按一
次“→”鍵將光標(biāo)移到“聯(lián)系人姓名”字段內(nèi)，輸入“張剛”兩個字。
如果輸入時出現(xiàn)錯誤想改的話，只要按鍵盤上的方向鍵，將光標(biāo)移動到要修改的值所在
的方格，也可以直接用鼠標(biāo)單擊，選中方格內(nèi)的數(shù)據(jù)，然后用鍵盤上的“DELETE”鍵將原
來的值刪掉，并輸入正確的值就可以了。向表中輸入數(shù)據(jù)是一件很細(xì)致的工作，千萬不能馬
虎大意。簡單的表，數(shù)據(jù)比較少，出錯了容易檢查；如果一張表很大，而且字段類型又比較
復(fù)雜的話，輸入的值出現(xiàn)錯誤，查起來就會非常麻煩。而且要是沒有檢查出來，讓錯誤的數(shù)
據(jù)留在表中，可能會給工作造成非常嚴(yán)重的后果。
怎樣讓方格中的數(shù)據(jù)全部顯示出來？
我們經(jīng)常會遇到這樣的問題：表中的某一列太窄，使輸入的值只能看到一部分，怎么讓
這些字都顯示出來呢？有好幾種方法可以解決這個問題。
一種是將鼠標(biāo)移動到標(biāo)題行中“開戶行”和“城市”這兩個字段的交界處，如果位置適
當(dāng)?shù)脑�，鼠�?biāo)的光標(biāo)位置可以拖動。按住鼠標(biāo)左鍵，向右拖動鼠標(biāo)來拉長“開戶行”字段的
寬度，讓這個字段中的文字全部顯示出來，再松開左鍵就可以了。
還有一種方法就是將鼠標(biāo)移動到“開戶行”這個字段的標(biāo)題上，這時鼠標(biāo)的光標(biāo)會變成
向下指的箭頭符號，單擊鼠標(biāo)右鍵，就會彈出一個菜單，單擊菜單上的“列寬”命令，出現(xiàn)
“列寬”對話框，輸入數(shù)值來定義列的寬度。
也可以單擊“最佳匹配”按鈕，這樣這一列的列寬就可以自動進(jìn)行調(diào)整，保證能將這個
字段中最長的值顯示出來。完成這些后單擊對話框上的“確定”按鈕就可以了。
在 Access 中，改變表中文字的字號大小時，表的大小也會按比例隨著變化，所以不能
用改變字體大小的方法來讓文字都顯示出來。不拉長列寬，也可以加大行高，使那些較長
的值多用幾行顯示。調(diào)整行的高度和調(diào)整列寬度的方法基本類似，也有兩種方法，第一種就
是將鼠標(biāo)移動到相鄰兩行之間，這時鼠標(biāo)變成可拖動形狀，按住鼠標(biāo)左鍵，上下拖動鼠標(biāo)調(diào)
整行的高度；第二種方法是將鼠標(biāo)移動到某一行上，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單里用鼠標(biāo)
單擊“行高”命令，在出現(xiàn)的“行高”輸入欄中輸入一定的數(shù)值來改變行的高度。完成后單
擊“確定”按鈕，這時其它行的高度也改變了，因為在表中各個記錄都是相關(guān)的，調(diào)整一行
的行高，其他行的行高都會相應(yīng)調(diào)整，以保持各行的高度一樣。
怎樣在表中插入、刪除和移動字段
如果在創(chuàng)建表的時候忘記了某項內(nèi)容，現(xiàn)在也可以再把它加進(jìn)去，只要在原來的表中再
添加一個字段就可以了。在已有的表中不僅能添加字段，而且還可以刪除字段。
我們可以在“公司名稱”與“聯(lián)系人姓名”兩個字段之間加入一個“公司地址”字段。
首先把鼠標(biāo)移動到“聯(lián)系人姓名”字段的標(biāo)題上，鼠標(biāo)光標(biāo)變成一個向下的箭頭，單擊鼠標(biāo)
右鍵，在彈出的菜單中單擊“插入列”命令。這樣就在“聯(lián)系人姓名”字段前面插入了一個
新的字段。新插入的字段名是“字段 1”而不是“公司地址”，因為我們還沒有給它指定名
稱，“字段 1”是 Access 自動給的名稱。要改變字段名，可以將鼠標(biāo)移動到“字段 1”的標(biāo)
題處，雙擊鼠標(biāo)左鍵，標(biāo)題就變成可以修改的了。將“字段 1”三個字改成“公司地址”，
完成后敲鍵盤上的回車鍵。這樣“公司名稱”和 “聯(lián)系人姓名”兩個字段之間多了一個叫
“公司地址”的字段。
要想刪除表中的某個字段，可以先將鼠標(biāo)移動到這個字段的標(biāo)題處，這時鼠標(biāo)變成向下
的箭頭，單擊鼠標(biāo)右鍵選中這個字段，整個字段都變成黑色并彈出了一個菜單，單擊菜單上
的“刪除列”，這時屏幕上彈出對話框，提出是否確定要刪除這個字段及其中的數(shù)據(jù)。單擊
“是”按鈕可以將“字段 1”刪除。但在刪除字段時要注意，在刪除一個字段的同時也會將
這個字段中的數(shù)值全部刪除，所以當(dāng)執(zhí)行這個操作時，一定要看清楚，避免由于誤刪把有用
的數(shù)據(jù)都丟失了。
如果想在數(shù)據(jù)表中調(diào)整“郵政編碼”字段的位置，首先將鼠標(biāo)移動到“郵政編碼”字段
的標(biāo)題處，鼠標(biāo)變成向下的箭頭，單擊鼠標(biāo)右鍵選中這個字段，等它都變成黑色后，按住鼠
標(biāo)左鍵，拖動到字段“公司地址”的后面，松開左鍵，這個字段就移動到“公司地址”的后
面了。
怎樣在表中“復(fù)制”和“粘貼”數(shù)據(jù)
在“城市”和“省份”兩個字段里，有很多重復(fù)的內(nèi)容，每次都輸入一遍顯得非常麻煩。
我們可以結(jié)合“復(fù)制”和“粘貼”數(shù)據(jù)兩個命令將一個數(shù)據(jù)塊很方便地放到很多位置上去。
首先打開 Access 2000 的“剪貼板”，單擊“視圖”菜單，將鼠標(biāo)移動到“工具”選項
上，在“工具”選項右邊彈出一個菜單，單擊上面的“剪貼板”命令，屏幕上出現(xiàn)一個“剪
貼板”對話框。
“復(fù)制”和“粘貼”命令，就是將一些數(shù)據(jù)“復(fù)制”到“剪貼板”上，然后再將這些數(shù)
據(jù)從“剪貼板”上“粘貼”到我們需要用到這些數(shù)據(jù)的位置上。選中表里的某個數(shù)據(jù)后，在
它上面單擊鼠標(biāo)右鍵，并單擊彈出菜單上的“復(fù)制”命令，選中的內(nèi)容就被“復(fù)制”到了剪
貼板上，然后將鼠標(biāo)移動到一個新位置上，單擊鼠標(biāo)將該位置作為“粘貼”數(shù)據(jù)的起始位置。
然后在剪貼板上單擊表示這段數(shù)據(jù)的按鈕，這個數(shù)據(jù)就被“粘貼”到新位置上了。
在 Access2000 中，一次復(fù)制的數(shù)據(jù)最多可達(dá)十二個，這樣我們就可以先在剪貼板上復(fù)
制十二段數(shù)據(jù)，然后再單擊代表不同數(shù)據(jù)的按鈕將它們分別“粘貼”到表中的不同位置上，
改變了過去一次只能“復(fù)制”一個數(shù)據(jù)，“粘貼”一個數(shù)據(jù)的狀況。
怎樣讓表中的一些列總是顯示出來？
把所有的數(shù)據(jù)都輸入到表中之后，我們就可以方便的在 Access 中查看數(shù)據(jù)了，但如果
一個表太長，看到前面的內(nèi)容，后面的就看不到，有時看到后面的數(shù)據(jù)時，又想不起來后面
格子里的數(shù)據(jù)到底是哪個公司的，就只好將“滾動條”再移動到最前面，看看這些數(shù)據(jù)對應(yīng)
的“公司名稱”。這時我們可以讓最前面的“公司名稱”列一直顯示。
這個在 Access2000 中可以通過“凍結(jié)列”的方法來實現(xiàn)，凍結(jié)后的列不會隨著滾動條
的拖動而移動。要在表中凍結(jié)幾個列，只需先將這幾個列選中，然后單擊“格式”菜單中的
“凍結(jié)列”命令，
這樣選中的列就被凍結(jié)了。如果不需要再讓這些列處于凍結(jié)狀態(tài)，只要單擊“格式”菜
單中的“取消對所有列的凍結(jié)”命令，就可以了。
怎樣在表中隱藏列
為了讓表中的某些列一直顯示在屏幕上，可以將這些列凍結(jié)，但有時候為了將主要的數(shù)
據(jù)字段列保留在窗口中進(jìn)行觀察，我們可以將暫時不需要的數(shù)據(jù)字段隱藏起來。將鼠標(biāo)移動
到需要隱藏列的字段標(biāo)題處，單擊鼠標(biāo)右鍵，然后在彈出的菜單上選擇“隱藏列”選項。這
樣選中的列就被隱藏了。要取消對一個列的隱藏，先將鼠標(biāo)移動到表以外的任何地方，單擊
鼠標(biāo)右鍵，然后在彈出的菜單上單擊“撤消隱藏列”命令，彈出“撤消隱藏列”對話框如下
圖：
“撤消隱藏列”對話框的列表框中列有表的所有字段，而且每個字段前面都有一個方框，
沒有隱藏的列前面的方框中有“√”號，而隱藏了的列前面的方框中是空的。要取消對一個
列的隱藏，只要單擊這個列前面的方框，使它里面出現(xiàn)一個“√”符號，就可以取消隱藏。
完成以后單擊對話框上的“關(guān)閉”按鈕。
怎樣使用工具欄上的工具對表進(jìn)行操作？
在窗口工具欄上有很多按鈕，左邊第一個工具按鈕是用來切換表的不同視圖的，它的具
體內(nèi)容在下一課將進(jìn)行比較詳細(xì)的講解。后面的幾個一般都知道是用來做什么的。“插入超
級鏈接”命令在本課的“補(bǔ)充”中有比較詳細(xì)的講解。
“升序”和“降序”是指表中的各個記錄按照一定的順序進(jìn)行排列。單擊“升序”按鈕
后所有記錄按照從小到大的方式排列，單擊“降序”按鈕后所有記錄按照從大到小的方式進(jìn)
行排列。閃動的光標(biāo)位于哪個字段，就以那個字段的值作為判斷大小順序的標(biāo)準(zhǔn)。例如當(dāng)光
標(biāo)在“序號”字段內(nèi)時，單擊“升序”工具按鈕，則表中的各個記錄按照“序號”字段中的
數(shù)字從小到大的順序進(jìn)行排列，而當(dāng)光標(biāo)在“公司名稱”字段中時，單擊“升序”工具按鈕，
則表中的各個記錄按照“公司名稱”字段中文字的拼音順序從前到后進(jìn)行排列。
在工具欄上有三個“篩選”按鈕，它們是“按選定內(nèi)容篩選”、“按窗體篩選”和“應(yīng)用
篩選/刪除篩選”按鈕。舉個例子說，將光標(biāo)移動到字段“城市”的一個值“北京”所在的
方格內(nèi)后，單擊“按選定內(nèi)容篩選”按鈕進(jìn)行篩選，這時只有在字段“城市”中的值是“北
京”的記錄才顯示出來，而其他的記錄都不見了。單擊“刪除篩選”按鈕，其余的記錄又都
顯示出來。選中表中的某個方格時，這個方格內(nèi)的數(shù)據(jù)值就成為進(jìn)行篩選操作的“標(biāo)準(zhǔn)”，
單擊“按選定內(nèi)容篩選”按鈕后，Access 就會將該字段上擁有同樣內(nèi)容的記錄“篩選”出
來，而將其他的記錄先隱藏起來。單擊“刪除篩選”可以把這個“篩選”功能取消。還有一
個按鈕是“按窗體篩選”按鈕，單擊這個按鈕，你會發(fā)現(xiàn)表中只剩下了一個記錄，在方格的
右側(cè)出現(xiàn)一個“下拉”按鈕。單擊“下拉”按鈕，就會發(fā)現(xiàn)它是個“組合框”的下拉箭頭，
下拉框中包括了這個字段中所有的值。在下拉框中單擊一個選項，再用鼠標(biāo)單擊“應(yīng)用篩選”
按鈕，與選中的值相關(guān)的整條信息就都顯示了出來。
結(jié)束語：在這一課中，我們將數(shù)據(jù)添加到一個表中，在這個過程當(dāng)中還學(xué)會了在表中添
加、刪除和移動字段，在表中復(fù)制、粘貼和移動值，并且掌握了凍結(jié)、隱藏表中的列，學(xué)會
了對表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選操作。如果還想在表中輸入聲音或圖像，可以仔細(xì)看看課后的補(bǔ)充。
補(bǔ)充內(nèi)容
補(bǔ)充一：怎樣在數(shù)據(jù)表中輸入圖片、聲音和影像
要想在數(shù)據(jù)表中插入圖片、聲音和影像，首先要在設(shè)計視圖中把需要輸入這些數(shù)據(jù)的字
段的數(shù)據(jù)類型定義為“OLE 對象”，然后在數(shù)據(jù)表視圖中用鼠標(biāo)右鍵單擊該字段下的一個記
錄，在彈出的菜單中選擇“插入對象”，這時出現(xiàn)“插入對象”窗口，在窗口中選擇要插入
的對象的類型或要插入的對象的文件名，要插入圖片就保持“新建”選欄被選，并在對象類
型這個列表欄中選擇一種圖片格式；如果要插入聲音就在這個列表欄中選擇“聲音”；如果
要插入影像就在這個列表框中選擇“影像剪輯”，然后單擊確定按鈕。如果要在這個值中加
入特定的一個圖片、聲音或影像文件，就需要在“插入對象”窗口中選擇“由文件創(chuàng)建”，
并通過單擊“瀏覽”按鈕，在瀏覽窗口中找到需要放置的文件，雙擊將它選定。單擊“確定”
按鈕退出“插入對象”窗口，這時表的相應(yīng)位置就出現(xiàn)了要插入的文件的文件名，雙擊文件
名，就可以看到或聽到相應(yīng)的文件了。
補(bǔ)充二：在表中建立超級鏈接
在表中想插入超級鏈接，需要將相應(yīng)字段的字段類型定義為超級鏈接，然后在表的數(shù)據(jù)
表視圖中單擊要建立超級鏈接的值將它選定，再單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“超級
鏈接”，并在彈出的更下一級菜單中選擇單擊“編輯超級鏈接”選項。這時彈出“插入超級
鏈接”的窗口，在“請輸入文件名稱和 WEB 頁名稱”下面的方框中輸入想要鏈接的文件名
稱和 WEB 頁的名稱。單擊“確定”按鈕就可以在表中建立一個超級鏈接了。這時用鼠標(biāo)單
擊超級鏈接的名稱系統(tǒng)就會調(diào)出 INTERNET 瀏覽器訪問 WEB 頁面了。
補(bǔ)充三：怎樣設(shè)置數(shù)據(jù)表格形式
Access 的數(shù)據(jù)表可以有很多種格式，用鼠標(biāo)單擊“格式”菜單中的“數(shù)據(jù)表...”命令，
彈出“設(shè)置數(shù)據(jù)表格式”對話框，在這個對話框中就可以設(shè)置數(shù)據(jù)表的格式，像“單元格效
果”、“網(wǎng)格線顯示方法”、“背景顏色”、“網(wǎng)格線顏色”、“邊框及線條樣式”五個主要選項，
通過這些選項所做的修改可以在“示例”欄預(yù)覽結(jié)果。單擊“確定”按鈕就可以看到 Access
數(shù)據(jù)表的格式已經(jīng)改變了。
補(bǔ)充四：使用查找按鈕。
在使用數(shù)據(jù)庫的時候有時需要查看或修改一些表中的數(shù)據(jù)，如果表很大，一行行地找相
應(yīng)的數(shù)據(jù)項會非常麻煩。這時就要求有一個查找工具能幫助我們快速地找到需要的數(shù)據(jù)內(nèi)容
位置，在 Access2000 中，“查找”命令可以幫助實現(xiàn)這個功能。在一個表中，當(dāng)我們需要查
找某個值時，用鼠標(biāo)單擊工具欄上的“望遠(yuǎn)鏡”按鈕，彈出一個對話框，在對話框中先要選
擇需要查找的數(shù)據(jù)值的“查找范圍”，然后選擇匹配的內(nèi)容，之后再輸入相應(yīng)的查找“內(nèi)容”，
輸入完以后單擊“查找下一個”按鈕，這樣就可以在整個表中找出第一個相應(yīng)的數(shù)據(jù)值，如
果這個數(shù)據(jù)值不是所需要的，再單擊“查找下一個”按鈕，反復(fù)執(zhí)行就可以找到所需要的數(shù)
據(jù)值的位置。單擊“取消”按鈕，就可以對找到的值進(jìn)行操作了。在單擊“查找”按鈕后，
會看到彈出的對話框中還有一個“替換”選項卡，切換到這一頁，就可以在數(shù)據(jù)表中查找某
個數(shù)據(jù)并用其他的數(shù)據(jù)替換它。在替換文本框中輸入的就是替換的內(nèi)容，當(dāng)只要替換一個數(shù)
據(jù)值時，只要單擊對話框上的“替換”按鈕就可以了，如果要將具有這個數(shù)據(jù)值的所有記錄
都替換，則要單擊“全部替換”按鈕，這樣所有的數(shù)據(jù)值都被新數(shù)據(jù)值替換了。
ACCESS  入門教程（七）數(shù)據(jù)的類型和屬性
怎樣使用表設(shè)計器來創(chuàng)建表？
我們已經(jīng)知道怎樣用表向?qū)碓O(shè)計表了，這一課學(xué)習(xí)怎樣使用表設(shè)計器來建立表。表
設(shè)計器是 Access 中設(shè)計表的工具，用表向?qū)Ы⒈淼臅r候，它自動定義了各種字段的屬性，
而在表的設(shè)計器中則可以自己設(shè)計生成各種各樣的表，并能對表中任何字段的屬性進(jìn)行設(shè)
置，比如將表中的某個字段定義為數(shù)字類型而不是文本類型，那么這個字段就只能輸入數(shù)字，
而不能輸入其他類型的數(shù)據(jù)�，F(xiàn)在我們用表設(shè)計器來建立一個表。
要使用表設(shè)計器來創(chuàng)建一個表，首先要打開表設(shè)計器。在數(shù)據(jù)庫窗口中，將鼠標(biāo)移動到
“創(chuàng)建方法和已有對象列表”上雙擊“使用設(shè)計器創(chuàng)建表”選項，彈出“表 1:表”對話框。
對話框分為兩個部分，上半部分是表設(shè)計器，下半部分用來定義表中字段的屬性。表的
設(shè)計器其實就是一個數(shù)據(jù)表，只是在這個數(shù)據(jù)表中只有“字段名稱”、“數(shù)據(jù)類型”和“說明”
三列，當(dāng)我們要建立一個表的時候，只要在設(shè)計器“字段名稱”列中輸入表中需要字段的名
稱，并在“數(shù)據(jù)類型”列中定義那些字段的“數(shù)據(jù)類型”就可以了。設(shè)計器中的“說明”列
中可以讓表的制作人對那些字段進(jìn)行說明，以便以后修改表時能知道當(dāng)時為什么設(shè)計這些字
段。
現(xiàn)在我們就用表設(shè)計器來建立一個記錄訂單信息的表。首先要知道在“訂單”表中需要
包括的信息，在這個表中一定要有“訂單號”、“訂貨單位”、“貨物名稱”、“訂貨數(shù)量”、“經(jīng)
手人”、“訂貨日期”等信息，在表設(shè)計器的“字段名稱”列中按順序輸入這些字段的名稱，
表就初步建好了。
現(xiàn)在切換到“數(shù)據(jù)表”視圖來看看用表設(shè)計器建立的表。單擊工具欄上“視圖”按鈕，
這時在屏幕上會出現(xiàn)一個提示框，提示“必須先保存表”，并詢問“是否立即保存表”，由于
我們還沒有保存過這個表，所以單擊“是”按鈕來保存這個表，這時彈出另一個“另存為”
對話框，在“表名稱”文本框中輸入“訂單信息表”，單擊“確定”按鈕，將這個表保存為
“訂單信息表”。又彈出一個對話框說“沒有添加主鍵”，因為每個表中都至少應(yīng)該有一個主
鍵，而我們還沒有設(shè)定把哪個字段作為這個表的主鍵。如果選擇“是”按鈕，Access 就會
在剛才建立的表上添加一個字段，并把這個字段作為表的主鍵，我們單擊“否”按鈕，不讓
Access 添加主鍵。現(xiàn)在看到的這個表就是我們剛才利用表設(shè)計器生成的表了。
在表中，這種由表格構(gòu)成的窗口叫做表的“數(shù)據(jù)表視圖”，是表最直觀的一種表現(xiàn)方法。
不管用什么方法生成的表最終都要切換到這個視圖下才能進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸入，而一個表建立得
是否合理也會在這個視圖中反映出來。但要為表設(shè)置主鍵，為字段設(shè)置數(shù)據(jù)類型和屬性，就
必須切換回“設(shè)計視圖”才能實現(xiàn)相應(yīng)的操作。
怎樣為表設(shè)置主鍵？
單擊工具欄上的“視圖”按鈕，切換回表的設(shè)計視圖，開始為表設(shè)置主鍵。第五課的課
后補(bǔ)充里曾經(jīng)說過主鍵是什么。
設(shè)置表的主鍵非常簡單，比如要將“訂單信息表”中的“訂單號”字段作為表的“主鍵”，
只要單擊“訂單號”這一行中的任何位置，將這行設(shè)為當(dāng)前行，然后單擊工具欄上的“主鍵”
按鈕，按鈕會凹陷進(jìn)去，在“訂單號”一行最左面的方格中出現(xiàn)了一個“鑰匙”符號，表示
“訂單號”這一字段成為表的主鍵了。
用這種方法設(shè)置了新的主鍵以后，原來的主鍵就會消失。如果要將表中的多個字段設(shè)置
成主鍵，要先把鼠標(biāo)移動到表最左邊的方格內(nèi)，當(dāng)鼠標(biāo)光標(biāo)變成一個“向右箭頭”形狀時，
單擊鼠標(biāo)左鍵將這行選定，然后按住鍵盤上的“CTRL”鍵，選定其它要設(shè)置成主鍵的行，
都選好以后，單擊工具欄上的“主鍵”按鈕，選中的字段都設(shè)成“主鍵”了。如果想取消主
鍵，先選中字段，然后單擊工具欄上的“主鍵”按鈕，這時字段前面的“鑰匙”圖標(biāo)就消失
了，表示這個字段不再是“主鍵”了。
怎樣為表中的字段設(shè)置數(shù)據(jù)類型？
設(shè)置完主鍵，我們再看看字段的數(shù)據(jù)類型，在 Access 中有“文本”、“備注”、“數(shù)字”、
“日期/時間”、“貨幣”、“自動編號”、“是/否”、“OLE 對象”、“超級鏈接”、“查閱向?qū)А笔?br /> 種數(shù)據(jù)類型。各種數(shù)據(jù)類型中輸入的是不同的數(shù)據(jù)。
在計算機(jī)中，數(shù)據(jù)有很多種類型，它們有著不同的用處，比如文本類型和備注類型，雖
然都是用來存儲文本，但是“文本”類型存儲的字符數(shù)最多只能 255 個，而“備注”類型卻
可以存儲 64000 個字符，如果把“備注”類型換成“文本”類型，則無法保存下全部的數(shù)據(jù)
信息，把“文本”類型的數(shù)據(jù)存放在“備注”類型中，又勢必造成很大的浪費(fèi)。在 Access
中，不同的數(shù)據(jù)類型分配不同大小的數(shù)據(jù)空間，而每種數(shù)據(jù)類型的大小卻是固定的。所以當(dāng)
我們在一個字段中輸入一個值時，這個字段的大小不會隨里面值的內(nèi)容而變化。如果輸入一
個字符“A”，使用“文本”類型，這個值空出來的字符空間不會很多，但如果使用“備注”
類型，則會空出 63999 個字符空間，這些空間不能再輸入其它值的內(nèi)容，就白白浪費(fèi)了。
不同類型的數(shù)據(jù)在使用時也有差別，比如兩個值“1234”和“2345”，在“數(shù)字”類型
中是數(shù)字，在“文本”類型中就是文本了。如果將這兩個值相加求和，那么用數(shù)字類型計算
出來的結(jié)果是“3579”，而用文本類型相加的結(jié)果則是將兩個數(shù)據(jù)聯(lián)在一起成為“12342345”，
可見它們的差別還是很大的。
現(xiàn)在我們已經(jīng)知道了正確設(shè)置數(shù)據(jù)類型的重要性，就開始為“訂單信息表”中的各個字
段設(shè)置數(shù)據(jù)類型吧。先定義“訂單號”字段的數(shù)據(jù)類型，用鼠標(biāo)單擊訂單號的“數(shù)據(jù)類型”
項，方格內(nèi)出現(xiàn)一個下拉箭頭，單擊它，在彈出的下拉列表框中選定“自動編號”項，就把
這個字段的數(shù)據(jù)類型定為“自動編號”類型了�！白詣泳幪枴鳖愋偷臄�(shù)據(jù)是從 1 開始不重復(fù)
的整數(shù)，這樣可以保證在表中的每個記錄都可以區(qū)分開來。所以一個表的主鍵常常建立在擁
有這種數(shù)據(jù)類型的字段上�！坝嗀泦挝弧�、“貨物名稱”和“經(jīng)手人”定義為“文本”類型，
“貨物單價”和“訂貨金額”定義為“貨幣”類型，“訂貨數(shù)量”應(yīng)是“數(shù)字”類型，“訂貨
日期”則是“日期/時間”類型。關(guān)于不同的類型各自的特點(diǎn)，我們將在課后補(bǔ)充中進(jìn)行比
較詳細(xì)的講解�，F(xiàn)在來看看修改過“數(shù)據(jù)類型”后的表，表示錢數(shù)的地方都用標(biāo)準(zhǔn)的貨幣符
號引出來了，而且輸入數(shù)字的地方也變的一目了然了。
怎樣設(shè)置字段的屬性（一）？
設(shè)置完字段的“數(shù)據(jù)類型”，現(xiàn)在來設(shè)置字段的“屬性”。表設(shè)計器的下半部分都是用來
設(shè)置表中字段的“字段屬性”的，字段屬性包括有“字段大小”、“格式”、“輸入法模式”等，
設(shè)置它們會對表中的數(shù)值產(chǎn)生影響。
先設(shè)置“訂貨單位”文本字段的各種屬性，默認(rèn)的“字段大小”為“50”，表示這個字
段中最多可以輸入 50 個字符。通常只需要十幾個文字就足夠表達(dá)一個“訂貨單位”的名稱
了，所以可將字段大小定為“25”。只要選中字段大小文本框，然后修改里面的數(shù)值就可以
了。
字段大小是字段的屬性之一。現(xiàn)在設(shè)置另一個屬性：輸入時的“格式”。在 Access 2000
中，有幾種文本格式符號，使用這些符號可以將表中的數(shù)據(jù)按照一定的格式進(jìn)行處理。具體
格式符號及其用法將在課后補(bǔ)充中介紹。在“格式”文本框中輸入“-”則“訂貨單位”的
名稱會向右對齊。如果在“格式”輸入“!”符號，名稱就會自動向左對齊。
“輸入法模式”屬性是個選擇性的屬性，它共有三個選項“隨意”、“輸入法開啟”、“輸
入法關(guān)閉”，選中“輸入法開啟”項，當(dāng)光標(biāo)移動到這個字段內(nèi)的時候，屏幕上就會自動彈
出首選的中文輸入法，而選擇“輸入法關(guān)閉”時，則只能在這個字段內(nèi)輸入英文和數(shù)字。不
同的字段采用不同的“輸入法模式”可以減少啟動或關(guān)閉中文輸入法的次數(shù)。而選擇“隨意”
就可以啟動和關(guān)閉中文輸入法。
下面的“輸入掩碼”可以控制輸入到字段中的值，比如輸入值的哪幾位才能輸入數(shù)字，
什么地方必須輸入大寫字母等。如果要把某個字段輸入的值作為密碼，不讓別的人看到時，
就要在輸入時將數(shù)據(jù)的每個字符顯示成星號。這些都需要由設(shè)置字段的“輸入掩碼”屬性來
實現(xiàn)。設(shè)置字段的輸入掩碼，只要單擊“輸入掩碼”文本框右面的“生成”按鈕，就會出現(xiàn)
“輸入掩碼向?qū)А睂υ捒颍瑢υ捒蛏嫌幸粋€列表框，比如要讓這個文本字段的輸入值以密碼
的方式輸入，則單擊列表框中的“密碼”選項，然后單擊“完成”按鈕。
下面的“標(biāo)題”屬性一般情況下都不設(shè)，讓它自動取這個字段的字段名，這樣當(dāng)在窗體
上用到這個字段的時候就會把字段名作為它的標(biāo)題來顯示�！澳J(rèn)值”屬性只要在它的文本
框中輸入某段文字，那么這個字段的值在沒有重新輸入之前，就會以所輸入的文字作為該字
段中的值。
怎樣設(shè)置字段的屬性（二）？
“有效性規(guī)則”是為了檢查字段中的值是否有效，可以在該字段的“有效性規(guī)則”框中
輸入一個表達(dá)式，Access 會判斷輸入的值是否滿足這個表達(dá)式，如果滿足才能輸入。輸入
違反該規(guī)則的字段值就無法將值輸入到表中，并會提示我們不能輸入與有效性規(guī)則相悖的數(shù)
值。當(dāng)然我們也可以單擊這個屬性輸入文本框右面的“生成”按鈕激活“表達(dá)式生成器”來
生成這些表達(dá)式。而“有效性文本”這個屬性中所填寫的文字則是用來當(dāng)用戶輸入錯誤的值
時給用戶的提示信息。
在 Access 中“表達(dá)式生成器”就是用來生成表達(dá)式的一段特殊的程序模塊。通過它可
以很方便地編寫數(shù)據(jù)庫中的各種表達(dá)式。它的用法在以后的課程中會有比較詳細(xì)的講解。在
填寫一個表的時候，常常會遇到一些必須填寫的重要字段，像這個表中的“訂貨數(shù)量”字段
就必須填寫，不然我們就無法知道這份訂單究竟訂了多少貨，所以要將這個字段的“必填字
段”屬性設(shè)為“是”。而對于那些要求得不那么嚴(yán)格的數(shù)據(jù)就可以設(shè)定對應(yīng)字段的“必填字
段”屬性為“否”。它下面的“允許空字符串”屬性問我們是否讓這個字段里存在“零長度
字符串”，通常將它設(shè)置為“否”。
索引屬性是表中一個重要的屬性，當(dāng)我們建立一個很大的數(shù)據(jù)庫的時候，就會發(fā)現(xiàn)通過
查詢在表中檢索一個數(shù)據(jù)信息很慢。通過分析發(fā)現(xiàn)，如果當(dāng)我們要在一個表中的查詢“訂貨
單位”字段內(nèi)的某個值時，會從整個表的開頭一直查到末尾，如果能將表中額值進(jìn)行排序，
那同樣的查詢工作對“訂貨單位”字段檢索的記錄數(shù)就可以少很多，速度也自然會變得更快，
所以很多表都需要建立索引，而“索引”字段就是為了定義是否將這個字段定義為表中的索
引字段�！盁o”是不把這個字段作為索引，“有（有重復(fù)）”和“有（無重復(fù)）這兩個選項都
表示這個字段已經(jīng)是表中的一個索引了，而“有（有重復(fù)）”允許在表的這個字段中存在同
樣的值，“有（無重復(fù)）”字段則表示在這個字段中絕對禁止相同的值。對于“訂單信息表”，
由于一個訂貨單位會多次訂貨，也就要簽訂多份訂單，所以當(dāng)我們要把這個字段作為表的索
引時就需要將它的“索引”屬性設(shè)為“有（有重復(fù)）”了。
最后一個是“UNICODE”屬性，“UNICODE”是微軟公司為了使一個產(chǎn)品在不同的國
家各種語言情況下都能正常運(yùn)行而編寫的一種文字代碼，使用這種 16 位代碼時只需要一個
UNICODE 就可以存儲一個中文文字或英文字符。這樣雖然很方便，但實際上在計算機(jī)中本
來只要 8 位就可以存儲一個英文字符，所以使用這種“UNICODE”方式實際上是比較浪費(fèi)
空間的。為了解決這個問題微軟又想出了一個方法就是對數(shù)字或英文字符進(jìn)行“UNICODE
壓縮”，所以對字段的這個屬性我們一般都選擇“有”，這樣可以節(jié)省很多空間。字段屬性欄
右面的提示文字可以隨時提供一些幫助。
結(jié)束語：現(xiàn)在你也能使用表的設(shè)計器來設(shè)計或修改一個表了吧。那就證明你對表的操作
已經(jīng)上了一個臺階了。但是你知不知道表與表之間的數(shù)據(jù)究竟是怎樣聯(lián)系的？如果你還回答
不上，那就到下一課去看一看。
補(bǔ)充內(nèi)容
補(bǔ)充一：各種數(shù)據(jù)類型的含義和使用方法
在表的設(shè)計視圖中，每一個字段都有設(shè)計類型，Access 允許九種數(shù)據(jù)類型：文本、備
注、數(shù)值、日期/時間、貨幣、自動編號、是/否、OLE 對象、超級鏈接、查詢向?qū)А?br /> 文本：這種類型允許最大 255 個字符或數(shù)字，Access 默認(rèn)的大小是 50 個字符，而且系統(tǒng)
只保存輸入到字段中的字符，而不保存文本字段中未用位置上的空字符�？梢栽O(shè)置“字段大
小”屬性控制可輸入的最大字符長度。
備注：這種類型用來保存長度較長的文本及數(shù)字，它允許字段能夠存儲長達(dá) 64000 個字符
的內(nèi)容。但 Access 不能對備注字段進(jìn)行排序或索引，卻可以對文本字段進(jìn)行排序和索引。
在備注字段中雖然可以搜索文本，但卻不如在有索引的文本字段中搜索得快。
數(shù)字：這種字段類型可以用來存儲進(jìn)行算術(shù)計算的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，用戶還可以設(shè)置“字段大小”
屬性定義一個特定的數(shù)字類型，任何指定為數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)類型的字型可以設(shè)置成“字節(jié)”、 “整數(shù)”、
“長整數(shù)”、“單精度數(shù)”、“雙精度數(shù)”、“同步復(fù)制 ID”、“小數(shù)”五種類型。在 Access 中通
常默認(rèn)為“雙精度數(shù)”。
日期/時間：這種類型是用來存儲日期、時間或日期時間一起的，每個日期/時間字段需要 8
個字節(jié)來存儲空間。
貨幣：這種類型是數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)類型的特殊類型，等價于具有雙精度屬性的數(shù)字字段類型。向
貨幣字段輸入數(shù)據(jù)時，不必鍵入幣符號和千位處的逗號，Access 會自動顯示幣符
號和逗號，并添加兩位小數(shù)到貨幣字段。當(dāng)小數(shù)部分多于兩位時，Access 會對數(shù)據(jù)進(jìn)行四
舍五入。精確度為小數(shù)點(diǎn)左方 15 位數(shù)及右方 4 位數(shù)。
自動編號：這種類型較為特殊，每次向表格添加新記錄時，Access 會自動插入唯一順序
或者隨機(jī)編號，即在自動編號字段中指定某一數(shù)值。自動編號一旦被指定，就會永久地與記
錄連接。如果刪除了表格中含有自動編號字段的一個記錄后，Access 并不會為表格自動編
號字段重新編號。當(dāng)添加某一記錄時，Access 不再使用已被刪除的自動編號字段的數(shù)值，
而是重新按遞增的規(guī)律重新賦值。
是/否：這種字段是針對于某一字段中只包含兩個不同的可選值而設(shè)立的字段，通過是/否
數(shù)據(jù)類型的格式特性，用戶可以對是/否字段進(jìn)行選擇。
OLE 對象：這個字段是指字段允許單獨(dú)地“鏈接”或“嵌入”O(jiān)LE 對象。添加數(shù)據(jù)到 OLE
對象字段時，可以鏈接或嵌入 Access 表中的 OLE 對象是指在其他使用 OLE 協(xié)議程序創(chuàng)建
的對象，例如 WORD 文檔、EXCEL 電子表格、圖像、聲音或其他二進(jìn)制數(shù)據(jù)。OLE 對象
字段最大可為 1GB，它主要受磁盤空間限制。
超級鏈接：這個字段主要是用來保存超級鏈接的，包含作為超級鏈接地址的文本或以文本
形式存儲的字符與數(shù)字的組合。當(dāng)單擊一個超級鏈接時，WEB 瀏覽器或 Access 將根據(jù)超級
鏈接地址到達(dá)指定的目標(biāo)。超級鏈接最多可包含三部分：一是在字段或控件中顯示的文本；
二是到文件或頁面的路徑；三是在文件或頁面中的地址。在這個字段或控件中插入超級鏈接
地址最簡單的方法就是在“插入”菜單中單擊“超級鏈接”命令。
查閱向?qū)В哼@個字段類型為用戶提供了一個建立字段內(nèi)容的列表，可以在列表中選擇所列
內(nèi)容作為添入字段的內(nèi)容。
補(bǔ)充二：在表中建立索引
在一個比較小的數(shù)據(jù)庫中，檢索數(shù)據(jù)是比較快捷的。但是當(dāng)數(shù)據(jù)庫表中的數(shù)據(jù)越來越多
后，直接搜索數(shù)據(jù)的工作變得非常繁重，速度也就變得非常慢，這個時候就需要建立索引來
幫助 Access 更有效地搜索數(shù)據(jù)。要在一個表中建立索引，首先用設(shè)計視圖打開一個表，用
鼠標(biāo)選中一個字段，然后將鼠標(biāo)移動到這個字段的屬性框，然后單擊“索引”屬性框，框的
右面就出現(xiàn)向下箭頭，單擊它并在彈出的下拉框中選擇相應(yīng)的選項，“無”表示此字段建立
索引，“有（無重復(fù)）”表示字段有索引，但是此索引不能重復(fù)，而“有（無重復(fù)）”也表示
此字段建立索引，但是卻有可能重復(fù)。這些就是建立單字段索引的過程。如果經(jīng)常在搜索大
型表時提供多重準(zhǔn)則，則需要建立幾個字段索引，要在表中建立多字段索引，就要將鼠標(biāo)移
動到工具欄上的“索引”按鈕上，單擊這個按鈕，彈出“索引”對話框，在它上面的表格中，
最左面的是要建立的索引名，用來輸入索引的名稱，中間的是字段名，表示將要建立索引的
相應(yīng)字段的字段名，最右面的是排序次序，這里輸入字段中各個記錄的排序方式。
補(bǔ)充三：怎樣用大寫字母顯示英文文本字段
用設(shè)計器打開一個表，用鼠標(biāo)單擊選中字段，然后移動鼠標(biāo)到該字段的屬性處，單擊“格
式”屬性右面的文本框，當(dāng)文本框中出現(xiàn)閃爍的“|”符號時，輸入“〉”符號，再切換回數(shù)
據(jù)表格式，這時就會發(fā)現(xiàn)原來大小寫混排的字段中所有的字母都變成大寫的了。如果在“格
式”欄中輸入“〈”符號，則這個字段的所有字母將以小寫排列。
ACCESS  入門教程（八）定義表之間的關(guān)系
“關(guān)系”簡介
在 Access 數(shù)據(jù)庫中，不同表中的數(shù)據(jù)之間都存在一種關(guān)系，這種關(guān)系將數(shù)據(jù)庫里各張
表中的每條數(shù)據(jù)記錄都和數(shù)據(jù)庫中唯一的主題相聯(lián)系，使得對一個數(shù)據(jù)的操作都成為數(shù)據(jù)庫
的整體操作，正所謂“牽一發(fā)而動全身”。
就拿上幾課建立的表來說吧，“客戶信息表”中的“公司名稱”和“訂單信息表”中的
“訂貨單位”所包含的值有很多是相同的。因為簽了訂單的“訂貨單位”肯定已經(jīng)是公司的
客戶了，這些客戶的名稱也被記載在“客戶信息表”的“公司名稱”字段中。當(dāng)我們已知一
個客戶的名稱時，既可以通過“客戶信息表”知道它的“客戶信息”，也可以通過“訂單信
息表”了解它所簽訂的“訂單信息”，所以說“公司名稱”作為紐帶將“客戶資料表”和“訂
單信息表”中的相應(yīng)字段信息連接在了一起，為了把數(shù)據(jù)庫中表之間的這種數(shù)據(jù)關(guān)系體現(xiàn)出
來，Access 提供一種建立表與表之間“關(guān)系”的方法。用這種方法建立了關(guān)系的數(shù)據(jù)只需
要通過一個主題就可以調(diào)出來使用，非常方便。
當(dāng)我們在“客戶信息表”和“訂單信息表”中建立這樣的關(guān)系以后，只需要看看“客戶
信息表”，在不增加表內(nèi)容的情況下，就可以看到所有客戶的信息及其所有“訂單”的情況，
使這些數(shù)據(jù)一目了然。
表之間的三種關(guān)系
在建立表之間的關(guān)系前，我們還是要提一下“關(guān)系”的三種類型“一對一”、“一對多”
和“多對多”。在 Access 中，可以在兩個表之間直接建立“一對一”和“一對多”關(guān)系，而
“多對多”關(guān)系則要通過“一對多”關(guān)系來實現(xiàn)。我們分別來說說這三種“關(guān)系”。
首先是“一對一”關(guān)系，比如下面的兩個表：某學(xué)校學(xué)生月副食補(bǔ)助：
和某學(xué)校學(xué)生月助學(xué)金：
我們降這兩個表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總生成新的表：“某學(xué)校學(xué)生月實發(fā)金額匯總”：
由于姓名字段可能會出現(xiàn)重復(fù)的情況，所以只有通過不可能出現(xiàn)重復(fù)的值的字段“學(xué)
號”，才能將這兩個表唯一地聯(lián)系起來，保證“副食補(bǔ)貼”和“助學(xué)金”不至于錯誤地發(fā)放，
這樣“月副食補(bǔ)助表”中的一個學(xué)號就只對應(yīng)“月助學(xué)金”中的一個學(xué)號，絕對不會弄錯。
這樣兩個表的關(guān)系很明顯就是“一對一”了。
下面來看看“一對多”關(guān)系。在“客戶信息表”和“訂單信息表”中，“訂單信息表”
中的“訂貨單位”字段和“客戶信息表”中的“公司名稱”字段中的值都是一樣的。其實只
有那些訂貨了的單位才是公司的客戶，所以這兩個表之間是靠客戶公司的名字聯(lián)系在一起
的。但是每個客戶都可以訂很多份訂單。所以在“客戶信息表”中的一個“公司名稱”就能
對應(yīng)“訂單信息表”中的幾份“訂單”。這樣的關(guān)系就是“一對多”。
最后使“多對多”關(guān)系，我們知道，書店中有很多書，同時一種書也可以在很多書店里
找到。這時“書”和“書店”的關(guān)系就是“多對多”關(guān)系了。
怎樣在表之間建立關(guān)系
現(xiàn)在我們就開始在表之間建立“關(guān)系”，首先單擊“工具”菜單下的“關(guān)系”命令，彈
出“關(guān)系”對話框，上面還有一個“顯示表”對話框如下圖，通過“顯示表”對話框可以把
需要建立關(guān)系的“表”或“查詢”加到“關(guān)系”對話框中去。
將兩個表“客戶信息表”和“訂單信息表”都選中，單擊“添加”按鈕把它們都添加到
“關(guān)系”對話框上，單擊“關(guān)閉”按鈕把“顯示表”對話框關(guān)閉。以后再需要打開它時，只
要在“關(guān)系”對話框上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“顯示表”命令就可以了。
在“關(guān)系”對話框中只有“客戶信息表”和“訂單信息表”的字段列表。怎么建立關(guān)系
呢？其實表都是由字段構(gòu)成的，表之間的關(guān)系也由字段來聯(lián)系。讓不同表中的兩個字段建立
聯(lián)系以后，表中的其他字段自然也就可以通過這兩個字段之間的關(guān)系聯(lián)系在一起了。也就是
說在“客戶信息表”中的“公司名稱”和“訂單信息表”中的“訂貨單位”兩個字段之間建
立關(guān)系就可以了。先在“客戶信息表”字段列表中選中“公司名稱”項，然后按住鼠標(biāo)左鍵
并拖動鼠標(biāo)到“訂單信息表”中的“訂貨單位”項上，松開鼠標(biāo)左鍵，這時在屏幕上出現(xiàn)“編
輯關(guān)系”對話框。
這個對話框可以幫助我們編輯所建立的關(guān)系，通過左面的列表框可以改變建立關(guān)系的兩
個字段的來源�？梢詥螕簟靶陆�...”按鈕創(chuàng)建新的關(guān)系，或者單擊“聯(lián)接類型”為聯(lián)接選擇
一種聯(lián)接類型。單擊“聯(lián)接類型”按鈕，在彈出的新對話框中選擇第三項，然后單擊“確定”
按鈕就可以了�；氐健熬庉嬯P(guān)系”對話框后單擊“創(chuàng)建”按鈕。
現(xiàn)在在兩個列表框間就出現(xiàn)了一條“折線”，將“訂貨公司”和“公司名稱”兩個選項
聯(lián)接在一起。關(guān)閉“關(guān)系”對話框，并保存對“關(guān)系”布局的修改。在表間建立關(guān)系就是這
樣的。
“關(guān)系”與“子數(shù)據(jù)表”
打開“客戶信息表”，你會發(fā)現(xiàn)這個表中增加了一些新的表，它們是“客戶信息表”的
子表，也就是“訂單信息表”。
在這種“一對多”的情況下，完全可以通過“客戶信息表”中的“公司名稱”信息將這
兩個表的內(nèi)容都串起來。在主表中的每一個記錄下面都會帶著一個甚至幾個子表中的“訂單”
記錄。具有“一對一”關(guān)系的兩個表之間互為對方的“子表”。
通常在建立表之間的關(guān)系以后，Access 會自動在主表中插入子表。但這些子表一開始
都是不顯示出來的。在 Access 中，讓子表顯示出來叫做“展開”子數(shù)據(jù)表，讓子表隱藏叫
做將子數(shù)據(jù)表“折疊”。展開的時候方便查閱訂單信息，而折疊起來以后有可以比較方便的
管理“客戶信息表”。
要“展開”子數(shù)據(jù)表，只要用鼠標(biāo)單擊主表第一個字段前面一格，對應(yīng)記錄的子記錄就
“展開”了，并且格中的小方框內(nèi)“加號”變成了“減號”。如果再單擊一次，就可以把這
一格的子記錄“折疊”起來了，小方框內(nèi)的“減號”也變回“加號”。如果主表很大的話，
這樣一個一個地“展開”和“折疊”子數(shù)據(jù)表就顯得太麻煩了，Access 為我們提供了一種
操作方式，它可以一下子“展開”或“折疊”當(dāng)前數(shù)據(jù)表的所有子數(shù)據(jù)表。打開一個帶有子
數(shù)據(jù)表的表時，在“格式”菜單“子數(shù)據(jù)表”項的子菜單中，有三個命令“全部展開”、“全
部折疊”和“刪除”，“全部展開”命令可以將主表中的所有子數(shù)據(jù)表都“展開”，“全部折疊”
命令可以將主表中的所有子數(shù)據(jù)表都“折疊”起來。不需要在主表中顯示子數(shù)據(jù)表的這種方
式來反映兩個表之間的“關(guān)系”時，就可以使用“刪除”命令來把這種用子數(shù)據(jù)表顯示的方
法刪除。但這時兩個表的“關(guān)系”并沒有被刪除。如果想恢復(fù)在主表上顯示“子數(shù)據(jù)表”的
形式，可以先打開主表，比如“客戶信息表”，單擊“插入”菜單下的“子數(shù)據(jù)表”命令，
彈出“插入子數(shù)據(jù)表”對話框如下圖：
在列表框中選取“表”----“訂單信息表”，然后在“鏈接子字段”組合框中選取“訂貨
單位”字段，并在“鏈接主字段”組合框中選取“公司名稱”字段，單擊“確定”按鈕就可
以在主數(shù)據(jù)表“客戶信息表”中重新插入子數(shù)據(jù)表“訂單信息表”了。必須要注意的是在任
何一個數(shù)據(jù)表中插入子數(shù)據(jù)表都需要在兩個表之間建立“關(guān)系”，如果這兩個表的“主鏈接
字段”和“子鏈接字段”之間還沒有建立聯(lián)結(jié)的話，在單擊“確定”按鈕插入“子數(shù)據(jù)表”
的時候就會詢問是否要在這兩個表之間建立相應(yīng)的“關(guān)系”，只有建立“關(guān)系”以后，才能
完成“插入子數(shù)據(jù)表”過程。用這樣的方式在表之間建立“關(guān)系”不像在“關(guān)系”對話框中
建立的“關(guān)系”那樣直觀。所以我們提倡在關(guān)系對話框中建立好表與表之間的“關(guān)系”，由
Access 自動地創(chuàng)建子數(shù)據(jù)表。
結(jié)束語：這一課通過“客戶信息表”和“訂單信息表”將表與表之間的“關(guān)系”展現(xiàn)在
我們面前，如果你已經(jīng)掌握了表的操作，那就開始看下一課；如果你還沒有完全掌握“表”，
就將這四課再好好看一看，因為表是數(shù)據(jù)庫中最重要的一個部分了。
實施參照完整性
在我們建立表之間的關(guān)系時，窗口上有一個復(fù)選框“實施參照完整性”，單擊它之后，
“級聯(lián)更新相關(guān)字段”和“級聯(lián)刪除相關(guān)字段”兩個復(fù)選框就可以用了。
如果選定“級聯(lián)更新相關(guān)字段”復(fù)選框，則當(dāng)更新父行（一對一、一對多關(guān)系中“左”
表中的相關(guān)行）時，Access 就會自動更新子行（一對一、一對多關(guān)系中的“右”表中的相
關(guān)行），選定“級聯(lián)刪除相關(guān)字段”后，當(dāng)刪除父行時，子行也會跟著被刪除。而且當(dāng)選擇
“實施參照完整性”后，在原來折線的兩端會出現(xiàn)“1”或“OO”符號，在一對一關(guān)系中“1”
符號在折線靠近兩個表端都會出現(xiàn)，而當(dāng)一對多關(guān)系時“OO”符號則會出現(xiàn)在關(guān)系中的右
表對應(yīng)折線的一端上。
設(shè)置了實施參照完整性就可以使我們在表中修改了一個記錄的時候，不會影響到查詢的
操作。特別是在有很多表，而且各個表之間都有關(guān)系聯(lián)接時，“實施參照完整性”會帶來更
多的方便。
ACCESS  入門教程（九）建立簡單的查詢
查詢與表
現(xiàn)在我們已經(jīng)會建立表了，還能在表中輸入各種數(shù)據(jù)，包括圖片和聲音數(shù)據(jù)。下面我
們就開始來學(xué)習(xí) Access 中另一個非常重要的內(nèi)容…… 查詢！
用“查找”按鈕來找數(shù)據(jù)說的是查找，并不是查詢。在回答“查詢究竟是什么？”這個
問題之前，我們首先要知道，并不需要將所有可能用到的數(shù)據(jù)都羅列在表上，即使是一些需
要計算的值，也統(tǒng)統(tǒng)先算好以后才填到表中，仍然像在紙上使用表格及其里面的數(shù)據(jù)那樣，
完全沒有覺得 Access 數(shù)據(jù)庫中的表和紙上的表格有什么區(qū)別。這是很多剛剛接觸 Access 數(shù)
據(jù)庫的人通常會出現(xiàn)的情況。其實在 Access 數(shù)據(jù)庫中的表并不是一個百寶箱，不需要將所
有的數(shù)據(jù)都保存在一張表中。不同的數(shù)據(jù)可以分門別類地保存在不同的表中，就像在“客戶
信息表”中保存和客戶資料有關(guān)的信息，而在“訂單信息表”中保存和訂單內(nèi)容相關(guān)的信息。
在使用表存儲數(shù)據(jù)的時候我們都有側(cè)重點(diǎn)，通過它們的名字就可以看出這個表是用來做
什么的，這樣很容易就可以知道哪些表中存儲有什么數(shù)據(jù)內(nèi)容。很少有人會把表的名字起成
“表一”、“表二”的。如果有很多表的話，這樣根本就不知道這些表存儲了什么內(nèi)容。所以
我們在建立表的時候，首先想的就是要把同一類的數(shù)據(jù)放在一個表中，然后給這個表取個一
目了然的名字，這樣管理起來會方便得多。但是另一方面，我們在實際工作中使用數(shù)據(jù)庫中
的數(shù)據(jù)時，并不是簡單地使用這個表或那個表中的數(shù)據(jù)，而常常是將有“關(guān)系”的很多表中
的數(shù)據(jù)一起調(diào)出使用，有時還要把這些數(shù)據(jù)進(jìn)行一定的計算以后才能使用。如果再建立一個
新表，把要用到的數(shù)據(jù)拷貝到新表中，并把需要計算的數(shù)據(jù)都計算好，再填入新表中，就顯
得太麻煩了，用“查詢”對象可以很輕松地解決這個問題，它同樣也會生成一個數(shù)據(jù)表視圖，
看起來就像新建的“表”對象的數(shù)據(jù)表視圖一樣�！安樵儭钡淖侄蝸碜院芏嗷ハ嘀g有“關(guān)
系”的表，這些字段組合成一個新的數(shù)據(jù)表視圖，但它并不存儲任何的數(shù)據(jù)。當(dāng)我們改變“表”
中的數(shù)據(jù)時，“查詢”中的數(shù)據(jù)也會發(fā)生改變。計算的工作也可以交給它來自動地完成，完
全將用戶從繁重的體力勞動中解脫出來，充分體現(xiàn)了計算機(jī)數(shù)據(jù)庫的優(yōu)越性。讓我們在數(shù)據(jù)
庫中建立一個“查詢”，看看“查詢”究竟有什么用，該怎么用。
為建立查詢做準(zhǔn)備
我們現(xiàn)在用的“查詢”是“選擇查詢”，這種查詢很好學(xué)，而且用得也很普遍，很多數(shù)
據(jù)庫查詢功能都可以用它來實現(xiàn)。顧名思義，“選擇查詢”就是從一個或多個有關(guān)系的表中
將滿足要求的數(shù)據(jù)提取出來，并把這些數(shù)據(jù)顯示在新的查詢數(shù)據(jù)表中。而其他的方法，像“交
叉查詢”、“操作查詢”和“參數(shù)查詢”等，都是“選擇查詢”的擴(kuò)展，課后的補(bǔ)充內(nèi)容中會
專門講到。
這次建立查詢我們不用向?qū)�，而是直接用“查詢設(shè)計視圖”來建立新的查詢。直接使用
查詢設(shè)計視圖建立查詢可以幫助你理解數(shù)據(jù)庫中表之間的關(guān)系，讓你看到要查詢的字段之間
是如何聯(lián)系的。這些對建立一個優(yōu)秀的數(shù)據(jù)庫非常有幫助。其實查詢向?qū)У氖褂煤捅硐驅(qū)Щ?br /> 本一樣，也非常簡單。
現(xiàn)在我們建立一個“訂單”查詢，建立這個查詢就是為了將每份訂單中的各項信息都顯
示出來，包括“訂單號”、“訂貨公司”、“貨品名稱”、“貨物單價”、“訂貨數(shù)量”、“訂貨金額”、
“經(jīng)辦人”和“訂貨時間”這些字段。
首先要在 Access 中打開“客戶訂單數(shù)據(jù)庫”，然后單擊“對象”列表中的“查詢”項，
并在創(chuàng)建方法列表中單擊“在設(shè)計視圖中創(chuàng)建查詢”項。
因為下面的操作都是在對“查詢”這個對象進(jìn)行操作，所以要將當(dāng)前的對象切換到“查
詢”對象上。在第二課和第四課中講過，執(zhí)行任何操作都必須先選擇這個操作所針對的對象。
選擇需要查詢的表
單擊“在設(shè)計視圖中創(chuàng)建查詢”后，屏幕上出現(xiàn)“查詢”窗口，它的上面還有一個“顯
示表”對話框。在上一課“建立表之間的關(guān)系”中曾經(jīng)提到過“顯示表”對話框。單擊“顯
示表”對話框上的“兩者都有”選項，在列表框中選擇需要的表或查詢。“表”選項卡中只
列出了所有的表，“查詢”選項卡中只列出了所有的查詢，而選擇“兩者都有”就可以把數(shù)
據(jù)庫中所有“表”和“查詢”對象都顯示出來，這樣有助于我們從選擇的表或查詢中選取新
建查詢的字段。
單擊所需要的表或查詢，然后單擊對話框上的“添加”按鈕，這個表的字段列表就會出
現(xiàn)在查詢窗口中。將“客戶訂單數(shù)據(jù)庫”中的“訂單信息表”和“產(chǎn)品信息表”都添加到查
詢窗口中。添加完提供原始數(shù)據(jù)的表后，就可以把“顯示表”窗口關(guān)閉，回到“查詢窗口”
中準(zhǔn)備建立“查詢”了。
認(rèn)識查詢設(shè)計視圖
查詢窗口可以分為兩大部分，窗口的上面是“表/查詢顯示窗口”，下面是“示例查詢設(shè)
計窗口”，“表/查詢顯示窗口”顯示查詢所用到的數(shù)據(jù)來源，包括表、查詢。窗口中的每個
表或查詢都列出了它們的所有字段，這樣一目了然，方便了我們選擇查詢字段。下方的示例
查詢窗口則是用來顯示查詢中所用到的查詢字段和查詢準(zhǔn)則。
現(xiàn)在 Access 窗口中的菜單、工具欄都發(fā)生了變化，在 Access 數(shù)據(jù)庫窗口中每單擊一種
對象都會將原來的菜單做一些相應(yīng)的調(diào)整，以便在使用這種對象時能更加方便，操作更加快
捷。創(chuàng)建查詢后的菜單和工具欄就比較適合進(jìn)行“查詢”操作。首先是添加了“查詢”菜單，
它包含了一些查詢操作專用的命令，比如“執(zhí)行”、“顯示表”、“查詢類型”、“合計”等。同
樣這些特殊的命令也表現(xiàn)在工具欄上，新增加的按鈕和菜單命令就能實現(xiàn)這些查詢專用的功
能。

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